Giám sát hiệu lực quy trình là làm công việc gì?

Người làm nghề này gọi là Auditor, công việc có vẻ nó cũng hơi giống nghề Tester trong phần mềm.

1. Trước khi giám sát: Auditor cần nghiên cứu chuẩn bị câu hỏi (checklist) cần kiểm tra đối với từng bộ phận, xác nhận lịch giám sát. Mục tiêu là tìm ra các điểm nóng, điểm hở dễ bị vi phạm nhất: – Căn cứ vào lịch sử các kỳ giám sát trước, có bị NC gì không, các bộ phận khác có NC gì không, có ai từng complain gì về công việc của bộ phận này không. – Căn cứ vào thời gian: tháng này sẽ có sự kiện gì, tháng trước mới có sự kiện gì, liên quan quy trình gì – Căn cứ vào các quy trình mới ban hành mà các bộ phận có thể chưa kịp cập nhật.

2. Kiểm tra trước các hồ sơ nếu có thể: VD kiểm tra hồ sơ online hoặc mượn bộ hồ sơ kiểm tra để tìm bằng chứng của các vi phạm, ghi nhận kết quả kiểm tra hồ sơ để xác nhận.

3. Phỏng vấn trưởng bộ phận: Hỏi để xác minh những điểm có thể nghi ngờ trong quá trình kiểm tra thồ sơ từ bước 2. – Tháng trước anh chị tuyển dụng bao nhiêu nhân viên? – Cho em xem hồ sơ tuyển dụng – Cho em xem hồ sơ của bạn ABC – Trong hồ sơ này chưa có Phiếu ghi chép kết quả phỏng vấn của bạn ABC theo quy trình, vì sao ạ? – Kế hoạch thử việc không giống biểu mẫu ban hành và không được gửi cho nhân viên, cc HR qua email như quy trình quy định, vì sao ạ? – … – Thuận lợi nhất của anh chị khi thực hiện quy trình này là gì ạ? – Anh chị có gặp khó khăn gì khi thực hiện quy trình này không ạ? – Anh chị có góp ý gì để việc thực hiện thuận lợi hơn không? – Có điều gì anh chị chưa hiểu rõ về quy trình này không ạ, em sẵn sàng giải thích và hướng dẫn lại ngay. – … – Rất cảm ơn anh/ chị đã dành thời gian làm việc với em. Em xin phép được chốt lại kết quả làm việc hôm nay: + Ưu điểm: bộ phận mình đã làm rất tốt/ tốt hơn viêc …, … + Tuy nhiên, vẫn còn 3 NC sau ạ: * … , nguyên nhân là, cách khắc phục là, thời hạn khắc phục là … * …, nguyên nhân là, cách khắc phục là, thời hạn khắc phục là … * …, nguyên nhân là, cách khắc phục là, thời hạn khắc phục là … + Các ý kiến đã ghi nhận từ anh chị gồm: + Em tin rằng anh chị sẽ khăc phục rất nhanh chóng khăc phục các NC này. Thời gian dự kiến kiểm tra lại kết quả khắc phục là ngày … anh chị nhé.

4. Ghi nhận kết quả khảo sát vào biên bản và email cho người được phỏng vấn.

5. Tổng hợp báo cáo và gửi email báo cáo lãnh đạo, xin ý kiến chỉ đạo: – Thưa sếp, em xin báo cáo kết quả giám sát hiệu lực quy trình tháng này như sau: + Tổng số bp được giám sát: …, chiếm 100% bộ phận + Số quy trình được kiểm tra: …, chiếm 30% số quy trình + Số NC phát hiện: …, giảm 10% so với tháng trước + Số NC chưa khắc phục: …, tăng 15% so với tháng trước + Số NC quá hạn: …, giảm 5% so với tháng trước + Sau đây là 10 NC điển hình, có thể ảnh hưởng đến mục tiêu cty và các bộ phận cần được ưu tiên xử lý + Các bộ phận sau có cải thiện về việc áp dụng quy trình: … + Các bộ phận sau chưa có cải thiện: … + Nguyên nhân chính: … + Kết luận chung: Hiệu lực quy trình của cty đã tốt hơn tháng trước + Đề xuất sếp duyệt 3 giải pháp sau: * Đào tạo bổ sung … * Truyền thông … * Sửa quy trình …

6. Công bố báo cáo toàn Công ty.

7. Theo dõi khắc phục phòng ngừa.

TIN TỨC IBPO

OKR: Khi “đẩy mạnh chuyển đổi số” không còn là khẩu hiệu

Netflix: Từ “đoán” khách hàng đến vận hành bằng dữ liệu

Muốn đi nhanh, hãy dọn sạch những thứ không còn giá trị

Cái Giá Phải Trả Khi Doanh Nghiệp Không Có Quy Trình ?

Từ sai lệch nhỏ đến rủi ro hình sự: Cái giá của quy trình lỏng lẻo

CHUYÊN MỤC TIN TỨC

FANPAGE FACEBOOK

CÔNG TY CỔ PHẦN IBPO

SƠ ĐỒ TRANG

HỖ TRỢ

ĐĂNG KÝ NHẬN THÔNG TIN