Ngày 12/12/2022 IBPO hỗ trợ Công ty Chất Lượng đánh giá nội bộ, đây là công ty tại Long An chuyên cung cấp máy móc trong ngành mỹ phẩm, thực phẩm, dược phẩm, phân bón và bảo vệ thực vật. Doanh nghiệp muốn phát triển lâu dài thì nguồn lực nội bộ phải có nền móng vững chắc. Muốn nguồn lực vững chắc thì cần phải tiến hành đánh giá nội bộ để cải thiện liên tục, bắt kịp xu hướng phát triển của thời đại. Đánh giá nội bộ như nào là hiệu quả vẫn luôn là câu hỏi khiến nhiều nhà quản trị phải suy tư. Vậy chúng ta cùng tìm hiểu kinh nghiệm hữu ích liên quan đến nội dung này nhé!
1- Đánh giá nội bộ là gì?
Đánh giá nội bộ là quá trình đánh giá nhằm xem xét hiệu quả quản lý và mục đích nội bộ khác, tạo cơ sở dữ liệu cho việc đề xuất những chiến lược, định hướng phát triển cho tổ chức trong tương lai. Thường đánh giá nội bộ sẽ được thực hiện định kỳ 01 lần/ năm, do doanh nghiệp tự thực hiện, hoặc được ủy quyền cho một đơn vị chuyên đánh giá nội bộ thay mặt doanh nghiệp thực hiện.
Hiện nay, đánh giá nội bộ phải dựa trên hệ thống quản lý chất lượng và tiêu chuẩn ISO 9000:2015, áp dụng thống nhất cho mọi loại hình doanh nghiệp, tạo nên cơ sở chuẩn mực với những tiêu chí cụ thể, giúp doanh nghiệp thuận lợi xây dựng các định hướng nâng cấp chất lượng nội bộ theo từng giai đoạn phát triển.
2- Tại sao cần phải đánh giá nội bộ?
Triển khai đánh giá năng lực nội bộ định kỳ mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích:
2.1. Cải thiện chất lượng vận hành trong toàn doanh nghiệp
Đánh giá nội bộ giúp doanh nghiệp nhận biết thực tế mọi vấn đề trong quy trình vận hành sản xuất, gồm quy mô hoạt động, hiệu quả quy trình sản xuất, chất lượng sản phẩm, phân bổ tài chính … Từ đó xác định được mức độ hệ thống quản lý ISO của doanh nghiệp so với chuẩn mực đánh giá của hệ thống tiêu chuẩn ISO chung.
2.2. Minh chứng khẳng định vị thế của doanh nghiệp
Đọc thông tin đánh giá nội bộ được công bố theo tiêu chuẩn ISO, đối tác, khách hàng có thể nhận biết được sự uy tín và độ tin cậy của doanh nghiệp trên thương trường.
2.3. Tuân thủ yêu cầu của pháp luật
ISO 9000 : 2015 là hệ thống tiêu chuẩn đánh giá nội bộ mà mọi doanh nghiệp phải tuân thủ thực hiện. Vì vậy, đánh giá nội bộ định kỳ không chỉ là việc doanh nghiệp nên làm để tốt cho định hướng hoạt động tương lai, mà còn là việc bắt buộc phải làm nhằm đảm bảo phù hợp yêu cầu pháp luật.
2.4. Chuẩn bị hồ sơ, thủ tục
Kết quả đánh giá nội bộ cần có sự kiểm chứng của bên thứ ba – là những tổ chức độc lập, là nơi cấp chứng nhận ISO – thì mới có giá trị chuẩn mực để công bố với truyền thông. Những kết quả đánh giá nội bộ định kỳ do doanh nghiệp thực hiện sẽ là hồ sơ, thủ tục không thể thiếu cho quá trình này.
2.5. Nâng cao ý thức tuân thủ tiêu chuẩn của nhân viên
Định kỳ đánh giá nội bộ sẽ dần tạo thói quen và ý thức tuân thủ các tiêu chuẩn đánh giá ISO trong toàn bộ nhân sự của doanh nghiệp.
3- Nội dung câu hỏi đánh giá nội bộ
Dưới đây là những nội dung câu hỏi đánh giá nội bộ cốt lõi nhất mà mỗi doanh nghiệp cần khách quan trả lời theo đúng thực tế các khía cạnh mà doanh nghiệp đang sở hữu hoặc đang triển khai:
3.1. Bối cảnh của tổ chức
Tổ chức có giám sát và xem xét thông tin về các vấn đề bên ngoài và bên trong này không?
Xác định các bên quan tâm có liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng không?
Tổ chức đã xác định ranh giới và khả năng áp dụng của hệ thống quản lý chất lượng để thiết lập phạm vi của nó chưa?
Tổ chức đã áp dụng tất cả các yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001: 2015 (nếu có) trong phạm vi xác định của hệ thống quản lý chất lượng của mình chưa?
Phạm vi hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức có sẵn không và có được duy trì dưới dạng thông tin dạng văn bản không?
Phạm vi của tổ chức có nêu rõ các loại sản phẩm và dịch vụ được đề cập không?
Phạm vi có cung cấp bất kỳ lý do nào cho bất kỳ yêu cầu nào của Tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001: 2015 mà tổ chức xác định là không thể áp dụng cho phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng của mình không?
Tổ chức có thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng bao gồm các quá trình cần thiết và các tương tác của chúng không?
Tổ chức đã xác định các quá trình cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng và việc áp dụng chúng trong toàn tổ chức hay chưa ?
Thông tin dạng văn bản được duy trì để hỗ trợ hoạt động của các quy trình của nó?
Thông tin dạng văn bản được lưu giữ để tin tưởng rằng các quá trình đang được thực hiện theo kế hoạch?
3.2. Năng lực lãnh đạo
Ban lãnh đạo cao nhất đã thể hiện khả năng lãnh đạo và cam kết đối với hệ thống quản lý chất lượng?
Ban lãnh đạo cao nhất đã thể hiện khả năng lãnh đạo và cam kết đối với trọng tâm của khách hàng ?
Ban lãnh đạo cao nhất đã thiết lập, thực hiện và duy trì một chính sách chất lượng?
Lãnh đạo cao nhất có đảm bảo rằng các trách nhiệm và quyền hạn đối với các vai trò liên quan được phân công, truyền đạt và thấu hiểu trong tổ chức không?
3.3. Chất lượng thiết lập kế hoạch
Tổ chức đã xem xét các vấn đề được đề cập trong tổ chức, bối cảnh tổ chức, và các yêu cầu của các bên quan tâm đến đánh giá nội bộ và xác định các rủi ro và cơ hội cần được giải quyết chưa?
Tổ chức đã lập kế hoạch để giải quyết những rủi ro và cơ hội chưa?
Tổ chức đã thiết lập các mục tiêu chất lượng ở các chức năng, cấp độ và quá trình liên quan cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng chưa?
Khi lập kế hoạch làm thế nào để đạt được các mục tiêu chất lượng, tổ chức đã xác định nội dung thực hiện, tài nguyên cần sử dụng, người chịu trách nhiệm, thời gian hoàn thành, kết quả mong muốn chưa?
Tổ chức đã xác định nhu cầu thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng và thực hiện những thay đổi đó theo cách thức có kế hoạch chưa?
Khi lập kế hoạch cho những thay đổi, tổ chức đã xem xét mục đích, tính toàn vẹn, sự sẵn có nguồn lực, việc phân bổ trách nhiệm, quyền hạn chưa?
3.4. Công tác hỗ trợ
Tổ chức đã xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết cho việc thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng chưa?
Tổ chức đã xác định và cung cấp những người cần thiết để thực hiện hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng của mình và cho việc vận hành và kiểm soát các quá trình của tổ chức đó chưa?
Tổ chức đã xác định, cung cấp và duy trì cơ sở hạ tầng cần thiết cho hoạt động của các quá trình của mình và để đạt được sự phù hợp của các sản phẩm và dịch vụ chưa?
Tổ chức đã xác định, cung cấp và duy trì môi trường cần thiết cho hoạt động của các quá trình của mình và để đạt được sự phù hợp của các sản phẩm và dịch vụ chưa?
Tổ chức có đảm bảo rằng các nguồn lực được cung cấp là phù hợp, không bị gián đoạn, có văn bản làm bằng chứng về sự phù hợp nguồn lực chưa?
Tổ chức đã xác định kiến thức cần thiết cho việc vận hành các quá trình của mình và để đạt được sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ chưa?
Kiến thức này có được duy trì và cung cấp ở mức độ cần thiết không?
Có đảm bảo nếu có các hành động được thực hiện để đạt được năng lực cần thiết và đánh giá hiệu quả của các hành động được thực hiện?
Tổ chức có đảm bảo rằng những người làm công việc dưới sự kiểm soát của tổ chức nhận thức được chính sách, mục tiêu, đóng góp của họ chưa?
Tổ chức đã xác định các thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng bao gồm: nội dung, thời điểm, đối tượng, cách thức, người giao tiếp ?
Hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức có bao gồm thông tin dạng văn bản đã có sẵn chưa?
Tổ chức đã đảm bảo rằng thông tin dạng văn bản được yêu cầu bởi hệ thống quản lý chất lượng và theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 đã được kiểm soát ?
3.5. Cách thức triển khai hoạt động
Xác định các yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ?
Thiết lập các tiêu chí cho các quá trình và sự chấp nhận các sản phẩm và dịch vụ?
Xác định các nguồn lực cần thiết để đạt được sự phù hợp với các yêu cầu của sản phẩm và dịch vụ?
Thực hiện kiểm soát các quá trình phù hợp với các tiêu chí?
Tổ chức đã đảm bảo rằng đầu ra của việc lập kế hoạch này có phù hợp với hoạt động của tổ chức không?
Tổ chức có kiểm soát các thay đổi theo kế hoạch và xem xét hậu quả của những thay đổi ngoài ý muốn trong khi thực hiện hành động để giảm thiểu bất kỳ tác động bất lợi nào không?
Tổ chức đã đảm bảo rằng các quy trình thuê ngoài đã được kiểm soát chưa?
Xác định, duy trì và lưu giữ thông tin dạng văn bản ở mức độ cần thiết ?
3.6. Tiêu chí đánh giá hiệu suất
Những gì cần được theo dõi và đo lường?
Các phương pháp giám sát, đo lường, phân tích và đánh giá cần thiết để đảm bảo kết quả hợp lệ?
Khi nào việc giám sát và đo lường sẽ được thực hiện?
Khi nào các kết quả từ quan trắc và đo lường được phân tích và đánh giá?
Tổ chức có đánh giá kết quả hoạt động và hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng không?
Tổ chức có lưu giữ thông tin dạng văn bản thích hợp làm bằng chứng về kết quả không?
3.7. Mức độ áp dụng cải tiến
Tổ chức đã xác định và lựa chọn các cơ hội cải tiến và thực hiện bất kỳ hành động cần thiết nào để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và nâng cao sự hài lòng của khách hàng chưa?
Cải tiến sản phẩm và dịch vụ để đáp ứng các yêu cầu cũng như để giải quyết các nhu cầu và mong đợi trong tương lai?
Khắc phục, ngăn ngừa hoặc giảm bớt các tác động không mong muốn?
Nâng cao hiệu suất và hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng?
Khi sự không phù hợp xảy ra, bao gồm bất kỳ phát sinh nào từ các khiếu nại, tổ chức đã phản ánh, thực hiện khắc phục, đánh giá phân tích mức độ không phù hợp… chưa?
Tổ chức có lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về sự không phù hợp, hành động khắc phục, kết quả sửa chữa?
Tổ chức có liên tục cải tiến tính phù hợp, đầy đủ và hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng không?
Tham khảo : Danh sách bảng câu hỏi đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9000 : 2015
4- Làm thế nào để đánh giá nội bộ hiệu quả?
Để thực hiện đánh giá nội bộ hiệu quả, mỗi doanh nghiệp cần lưu ý những chi tiết sau:
4.1. Thời gian đánh giá nội bộ
Tiến hành đánh giá nội bộ có thể diễn ra bất cứ thời điểm nào trong năm, tùy doanh nghiệp chọn. Thông thường nên chọn cuối năm hoặc đầu năm sau vì khi đó, những số liệu hoạt động và kết quả tổng kết sẽ hỗ trợ tăng thêm độ chuẩn xác cho kết quả đánh giá nội bộ.
4.2. Xây dựng đội ngũ đánh giá viên nội bộ
Theo tiêu chuẩn ISO 9000 : 2015, doanh nghiệp áp dụng ISO hoặc đã có được chứng nhận ISO, mỗi năm đều phải tiến hành nhiều cuộc đánh giá nội bộ theo những khía cạnh quản lý hoặc tiến trình triển khai chuyên môn.
Vì vậy, doanh nghiệp cần sở hữu đội ngũ đánh giá viên nội bộ giàu kinh nghiệm, cập nhật liên tục kiến thức tiêu chuẩn, một mặt tham mưu cho tổ chức hướng cải thiện, mặt khác bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trước những đánh giá từ bên thứ hai (khách hàng, ủy quyền từ khách hàng…) và bên thứ ba (tổ chức cấp chứng nhận ISO).
4.3. Quy trình đánh giá nội bộ
Quy trình này sẽ do đội ngũ đánh giá viên nội bộ tiến hành, gồm các bước theo trình tự như sau:
4.3.1. Đề xuất yêu cầu đánh giá
Tiếp cận và xác nhận những khía cạnh mà doanh nghiệp muốn tiến hành đánh giá nội bộ.
Cung cấp các thông tin đầu vào cần thiết phục vụ cho quá trình đánh giá
Xác định nguồn lực hỗ trợ, đảm bảo nhân sự tại doanh nghiệp có đủ năng lực đáp ứng khía cạnh đánh giá theo yêu cầu của doanh nghiệp.
4.3.2. Thực hiện giai đoạn chuẩn bị
Xem xét kỹ lưỡng tiêu chuẩn, chuẩn bị tài liệu, hồ sơ
Thiết lập kế hoạch, lịch trình đánh giá cụ thể
Bố trí lực lượng nhân sự phục vụ công tác đánh giá
4.3.3. Triển khai đánh giá nội bộ theo kế hoạch
Tiến hành hoạt động đánh giá
Bố trí nhân lực quan sát trực tiếp
Thu thập, kiểm chứng độ chuẩn xác thông tin
Phân tích, đánh giá, báo cáo kết quả
4.3.4. Lưu trữ văn bản báo cáo
Phân phối bản sao báo cáo đánh giá nội bộ cho các bên liên quan
Lưu hồ sơ báo cáo gốc cùng những văn bản, tài liệu làm bằng chứng cho dữ liệu phân tích báo cáo
Kết quả đánh giá nội bộ có giá trị phản ánh rất lớn về uy tín và năng lực của doanh nghiệp. Một khi doanh nghiệp muốn phát triển thì những tiêu chuẩn ISO 9000 : 2015 đều cần phải tuân thủ thực hiện. Trước khi hướng đến việc được cấp chứng chỉ ISO thì đội ngũ IBPO luôn khích lệ bản thân doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu đánh giá nội bộ như nào là hiệu quả và áp dụng định kỳ hằng năm. Vừa cải thiện nâng cao năng lực nội bộ, vừa xây dựng bộ hồ sơ, thủ tục cho việc chinh phục chứng chỉ ISO đánh giá nội bộ trong tương lai.
Tham khảo bài viết liên quan: IBPO ĐÁNH GIÁ GIÁM SÁT HIỆU LỰC QUY TRÌNH CHO CÔNG TY FRA
