Thực tế, không ít doanh nghiệp đối mặt với những khó khăn trong cách thức xây dựng hồ sơ ISO chuẩn.Với kinh nghiệm tư vấn triển khai thực tế, iBPO cung cấp tài liệu hồ sơ ISO mẫu như biểu mẫu, tài liệu tham khảo cho ISO 9001:2015 và ISO/IEC 27001:2022, cùng hướng dẫn áp dụng chi tiết, nhằm giúp doanh nghiệp đạt chứng nhận ISO.
Hồ sơ ISO mẫu cần thiết cho ISO 9001:2015
ISO 9001: 2015 là là tiêu chuẩn về Hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế phát triển và ban hành, quy định một bộ hồ sơ đầy đủ, được duy trì và kiểm soát chặt chẽ để chứng minh sự tuân thủ các yêu cầu và hiệu lực của hệ thống. Dưới đây là danh mục hồ sơ ISO mẫu chuẩn.
1. Hồ sơ tài liệu cấp cao
Hồ sơ tài liệu cấp cao là tài liệu bắt buộc được yêu cầu trực tiếp bởi ISO 9001:2015, định hướng toàn bộ hoạt động của hệ thống và thể hiện cam kết của ban lãnh đạo
- Phạm vi của Hệ thống Quản lý Chất lượng: Xác định rõ phạm vi áp dụng của QMS trong doanh nghiệp.
- Tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm: Là tài liệu yêu cầu quy định về chất lượng sản phẩm theo quy định của ISO, nhằm bảo đảm sản phẩm đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng và phù hợp với các chuẩn mực quốc tế.
- Thông tin dạng văn bản theo yêu cầu các điều khoản ISO 9001:2015: Gồm hồ sơ kiểm soát thông tin dạng văn bản (Điều khoản 7.5), kiểm soát sản phẩm/dịch vụ không phù hợp (Điều khoản 8.7), kết quả đánh giá nội bộ (Điều khoản 9.2), kết quả xem xét của lãnh đạo (Điều khoản 9.3) và bằng chứng hành động khắc phục (Điều khoản 10.2).
2. Hồ sơ hoạt động
Hồ sơ hoạt động là bằng chứng khách quan, ghi lại việc thực hiện các quy trình và hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Đây là căn cứ để chứng minh hiệu lực của Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS), đồng thời là dữ liệu quan trọng cho công tác phân tích hiệu suất và phát triển hệ thống liên tục.
- Hồ sơ về nguồn lực: Tài liệu thể hiện năng lực nhân sự (bao gồm đào tạo, kinh nghiệm) và thông tin liên quan đến tình trạng, hiệu suất sử dụng của trang thiết bị.
- Hồ sơ lập kế hoạch và quy trình vận hành: Tài liệu về quy trình sản xuất vận hành
- Hồ sơ kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ được cung cấp từ bên ngoài: Bao gồm các tài liệu liên quan đến việc tiếp nhận, nghiệm thu và bàn giao hàng hóa hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp, nhằm đảm bảo chất lượng đầu vào phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.
- Hồ sơ về nguồn gốc xuất xứ sản phẩm : Ghi lại thông tin để nhận dạng sản phẩm/dịch vụ và truy xuất nguồn gốc.
- Tài liệu về quy trình sản xuất: Tài liệu quy trình sản xuất và vận hàng đảm bảo an toàn VSTP
- Tài liệu đánh giá sản phẩm và dịch vụ: Kết quả kiểm tra, thử nghiệm, đo lường cuối cùng.
3. Hồ sơ đánh giá
Hồ sơ đánh giá là tài liệu lưu trữ hoạt động tự đánh giá và theo dõi hiệu suất của Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS).Qua đây, nội dung hồ sơ thể hiện năng lực duy trì, hoàn thiện hệ thống một cách liên tục và việc áp dụng chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act) trong quản lý chất lượng.
- Hồ sơ đánh giá nội bộ: Bao gồm kế hoạch đánh giá, báo cáo kết quả, các điểm không phù hợp và các biện pháp khắc phục.
- Hồ sơ xem xét của lãnh đạo: Ghi nhận nội dung các cuộc họp xem xét của lãnh đạo, cùng với quyết định và hành động được thống nhất sau cuộc họp.
- Hồ sơ không phù hợp và biện pháp khắc phục: ghi nhận chi tiết về sản phẩm/dịch vụ không phù hợp, sự cố chất lượng, và các hành động khắc phục đã thực hiện.
Hồ sơ ISO mẫu cho ISO 27001:2022
Với các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, tài chính hoặc những đơn vị có yêu cầu cao về bảo mật dữ liệu, việc xây dựng và duy trì hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2022 – Hệ thống Quản lý An ninh Thông tin (ISMS) là yếu tố then chốt. Bộ hồ sơ này đóng vai trò là nền tảng giúp kiểm soát, phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro liên quan đến tài sản thông tin.
1. Hồ sơ tài liệu cốt lõi ISMS
Hồ sơ tài liệu cốt lõi ISMS là tài liệu cấp cao định hướng toàn bộ hoạt động bảo mật thông tin của doanh nghiệp, làm cơ sở cho việc xây dựng, triển khai và duy trì hệ thống quản lý an ninh thông tin.
- Phạm vi ISMS: Văn bản này xác định rõ giới hạn áp dụng và các tài sản thông tin (bao gồm dữ liệu, hệ thống, quy trình, con người) thuộc phạm vi kiểm soát của ISMS.
- Chính sách an ninh thông tin: Tuyên bố định hướng tổng thể của ban lãnh đạo về việc bảo vệ thông tin, thể hiện cam kết tuân thủ các quy định và cải tiến liên tục các biện pháp bảo mật.
- Báo cáo đánh giá rủi ro và kế hoạch xử lý: Là tài liệu thể hiện quy trình xem xét các yếu tố có thể ảnh hưởng đến an ninh thông tin, đánh giá tác động và đề ra giải pháp kiểm soát phù hợp.
- Khả năng áp dụng: Hồ sơ tài liệu cốt lõi ISMS liệt kê tất cả các biện pháp kiểm soát an ninh từ Phụ lục A của ISO/IEC 27001 và chỉ rõ những biện pháp nào được áp dụng trong ISMS của doanh nghiệp, những biện pháp nào không được áp dụng và lý do cụ thể cho việc lựa chọn đó.
2. Hồ sơ hoạt động & kiểm soát an ninh
Hồ sơ hoạt động và kiểm soát an ninh là tài liệu ghi nhận quá trình triển khai và hiệu quả thực thi của các biện pháp bảo mật thông tin đã được thiết lập, phản ánh hoạt động thực tế của Hệ thống Quản lý An ninh Thông tin (ISMS).
- Hồ sơ quản lý tài sản: Bao gồm danh mục chi tiết các tài sản thông tin của doanh nghiệp như: phần cứng, phần mềm, dữ liệu, tài liệu, các dịch vụ CNTT
- Hồ sơ quản lý sự cố an ninh thông tin: Ghi nhận chi tiết các sự cố an ninh thông tin như: rò rỉ dữ liệu, tấn công mạng, hành động khắc phục và quá trình xử lý.
- Hồ sơ đào tạo nhận thức về an ninh thông tin: Tài liệu về các chương trình đào tạo, buổi nâng cao nhận thức về an ninh thông tin cho cán bộ nhân viên.
- Hồ sơ truy cập: Nhật ký truy cập hệ thống, danh sách phân quyền truy cập, ghi lại thông tin về người dùng, thời gian truy cập và hoạt động đã thực hiện.
Câu hỏi thường gặp về hồ sơ ISO mẫu (FAQ)
1. Hồ sơ ISO mẫu là gì và có thể áp dụng ngay cho doanh nghiệp tôi không?
Hồ sơ ISO mẫu là các tài liệu và biểu mẫu dựa trên yêu cầu tiêu chuẩn ISO, dùng làm bộ hồ sơ tham khảo. Doanh nghiệp cần tùy chỉnh hồ sơ để phù hợp với quy định yêu cầu của ISO
2. Tôi có thể tìm thấy các hồ sơ ISO mẫu cho ISO 9001 và ISO/IEC 27001 ở đâu?
Bạn có thể tìm thấy các hồ sơ ISO mẫu chuẩn mực cho ISO 9001:2015 và ISO/IEC 27001:2022 tại thư viện tài liệu trực tuyến của iBPO, kèm hướng dẫn sử dụng chi tiết.
3. Làm thế nào để tùy chỉnh hồ sơ ISO mẫu hiệu quả, tránh bị hình thức?
Để tùy chỉnh hồ sơ ISO hiệu quả, doanh nghiệp cần phân tích hiện trạng hoạt động và so sánh mức độ phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn ISO. iBPO có thể hỗ trợ thực hiện phân tích chuyên sâu và tối ưu hóa việc tùy chỉnh hệ thống.
4. Hồ sơ ISO có bắt buộc phải làm bản mềm hay bản cứng?
Tiêu chuẩn ISO không quy định định dạng cụ thể. Hồ sơ có thể là bản mềm hoặc bản cứng. Quan trọng là phải được kiểm soát, dễ truy cập, bảo mật và cung cấp bằng chứng tin cậy. iBPO khuyến khích sử dụng phần mềm quản lý tài liệu điện tử (EDMS).
5. Nếu hồ sơ ISO của tôi bị thiếu hoặc không đúng chuẩn, sẽ ảnh hưởng ra sao?
Thiếu hoặc không đúng chuẩn hồ sơ sẽ dẫn đến các điểm không phù hợp (NCs) trong đánh giá. Nếu là những lỗi không phù hợp, doanh nghiệp có thể không được cấp hoặc bị đình chỉ/thu hồi chứng nhận, gây tốn kém chi phí và mất nhiều thời gian làm lại hồ sơ.
Kết luận
Hồ sơ ISO mẫu là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng và duy trì hệ thống quản lý đạt chuẩn quốc tế. Với hệ thống tài liệu được cập nhật liên tục và dịch vụ tư vấn chuyên sâu, iBPO đồng hành cùng doanh nghiệp tối ưu hóa hệ thống hồ sơ – quy trình, hỗ trợ doanh nghiệp đạt được chứng nhận ISO 9001:2015 và ISO/IEC 27001:2022. Liên hệ iBPO để được tư vấn miễn phí về bộ hồ sơ ISO chuẩn.
