Chuẩn hóa quy trình là bước ngoặt chiến lược với mọi doanh nghiệp. Nếu triển khai sai, nó gây thêm gánh nặng thay vì cải tiến. Dưới đây là những sai lầm thường gặp và cách khắc phục.

1. Xây dựng quy trình mà không khảo sát thực tế

Nhiều nhà quản lý xây dựng quy trình trên giấy, không dựa vào thực tế vận hành. Điều này khiến quy trình thiếu tính khả thi, dễ bị bỏ qua.
Cách khắc phục: Thu thập ý kiến từ người thực hiện, quan sát trực tiếp công việc, sử dụng phỏng vấn và khảo sát.

Đoàn chuyên gia IBPO khảo sát thực tế tại Công ty Hải Vân trước khi xây dựng quy trình cho DN

2. Làm quá phức tạp

Một số doanh nghiệp cố mô tả mọi tiểu tiết, khiến quy trình rối rắm, khó nhớ, khó áp dụng. Điều này làm giảm hiệu quả thực thi.
Cách khắc phục: Hướng đến sự rõ ràng, súc tích. Quy trình nên gồm các bước chính, kèm checklist hoặc biểu mẫu nếu cần.

3. Không có tiêu chí đo lường hiệu quả

Thiếu KPIs hoặc chỉ số đo lường khiến doanh nghiệp không đánh giá được hiệu quả của quy trình.
Cách khắc phục: Gắn kèm chỉ số đánh giá rõ ràng như thời gian xử lý, tỉ lệ hoàn thành, mức độ hài lòng…

Một tài liệu hướng dẫn đo lường mà IBPO xây dựng cho KH)

4. Không cập nhật và cải tiến định kỳ

Một số doanh nghiệp xem quy trình là tài liệu cố định. Trong khi đó, thị trường và công nghệ thay đổi liên tục.
Cách khắc phục: Thiết lập lịch đánh giá định kỳ (6 tháng hoặc 1 năm). Luôn lắng nghe phản hồi để cải tiến.

5. Triển khai thiếu truyền thông nội bộ

Không đào tạo hoặc truyền thông quy trình đến nhân viên là sai lầm nghiêm trọng. Nhân viên không rõ thì khó thực hiện đúng.
Cách khắc phục: Gắn liền quy trình với đào tạo, truyền thông qua workshop, video nội bộ, infographic minh họa…

Sau khi xây dựng quy trình cho KH, iBPO luôn có hoạt động hướng dẫn đào tạo áp dụng

Kết luận

Sai lầm trong chuẩn hóa quy trình có thể tránh nếu doanh nghiệp đầu tư đúng cách. Hãy tiếp cận quy trình như một công cụ sống, luôn vận động và thích nghi.

Doanh nghiệp mạnh không nhờ làm việc nhiều, mà nhờ làm đúng cách!

Liên hệ ngay iBPO để được tư vấn xây dựng Hệ thống Quy trình chuẩn, đúng cách!

📞 Hotline/Zalo: 090.911.0282 – 039.269.3268
📧 Email: contact.ibpo@gmail.com
🌐 Website: www.ibpo.vn
📝 Đăng ký tư vấn: https://forms.gle/BMfAT3swremS1baK8 

Tham khảo các link liên quan:

Kỷ Luật Cá Nhân và Tiêu Chuẩn ISO: Nền Tảng Tạo Nên Giá Trị Bền Vững

NỖI LO TỐN CHI PHÍ KHI XÂY DỰNG QUY TRÌNH TRƯỚC BỐI CẢNH HỘI NHẬP

CEO Việt Nam đối mặt thách thức quản trị, giải pháp hiệu quả từ IBPO