NỖI LO TỐN CHI PHÍ KHI XÂY DỰNG QUY TRÌNH TRƯỚC BỐI CẢNH HỘI NHẬP

Trước bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, một số doanh nghiệp ở Việt Nam lo lắng khi xây dựng quy trình với sự tốn kém về chi phí và thời gian nhưng lại ít sử dụng hoặc không sử dụng được.“Thời điểm cuối năm là khoảng thời gian căng thẳng nhất bởi khối lượng công việc nhiều không kể hết, nếu làm chậm deadline sẽ mất các đơn hàng, tôi tính bỏ chi phí xây dựng quy trình”, anh Đức ở công ty bao bì EPS Việt Thắng nói. Tuy nhiên, anh đang lăn tăn vì tham khảo trên các hội nhóm CEO, một số người bình luận là làm tốn chi phí và mất thời gian có khi làm quy trình mất cả năm, có khi làm xong lại không áp dụng được, hàng năm lại phải mất chi phí đánh giá lại.

Anh Thành, trung tâm chứng nhận ISO cho biết ngày nay rất nhiều các công ty quan tâm đến quy trình và ISO, lượng người quan tâm đến quy trình ngày càng tăng đột biến do sếp luôn bực bội vì nhân viên ngồi chơi, không biết làm việc gì trong khi công việc cả núi hoặc nhân viên làm ko theo trình tự ko biết làm việc gì ưu tiên, chậm deadline, hay các sơ đồ biểu mẫu gửi tới các đối tác luôn phải làm lại vì không đúng chuẩn. Với những lợi ích mà quy trình mang lại như: phân công công việc cụ thể tới từng nhân viên tránh lãng phí nguồn nhân lực, tăng năng suất, giảm chi phí, giữ chân khách hàng, tăng cường tính bảo mật và đoàn kết nội bộ… Quy trình và ISO hiện nay như một điều kiện bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển lớn mạnh.“Tuy nhiên, cũng vì vậy một số giám đốc lại sợ lãng phí vì nếu xây dựng xong mà không biết cách duy trì thì chỉ sử dụng được trong một thời gian ngắn hoặc phải mất chi phí đánh giá hàng năm”, anh Thành nói.

Đã xuất hiện trên thị trường nhiều năm, chủ đề về xây dựng quy trình vẫn tiếp tục tạo ra tranh luận trên các diễn đàn. Có người cho biết dùng quy trình dễ “gây nghiện” bởi sự đơn giản và hữu ích, trong khi một số khác cho rằng chỉ nên dùng cho những công ty sản xuất hoặc công ty lớn để tránh lãng phí.

Theo chuyên gia về quy trình chị Bùi Thị Thanh Hương, cho biết các doanh nghiệp nên nắm được chi phí khi xây dựng quy trình với bối cảnh doanh nghiệp của mình để cân nhắc so với thu nhập và mức độ chi tiêu trong doanh nghiệp. Về lợi ích, rõ ràng quy trình có rất nhiều ưu điểm, “Nếu tạo thói quen làm việc theo quy trình thì mọi hoạt động của công ty sẽ trở nên lưu loát, minh bạch hơn và với những tinh hoa mà cả thế giới đã đúc kết trong các tiêu chuẩn ISO thì doanh nghiệp của bạn sẽ phát triển ngày càng mạnh và sớm hội nhập với thế giới”, chị Hương phân tích.

Xây dựng quy trình và vận hành hiệu quả cho doanh nghiệp Việt Nam hiện có 5 giai đoạn:

1. Design: Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp

2. Modeling: Mô hình hóa quy trình

3. Execution: Dùng công cụ để theo dõi & quản lý, kiểm soát quy trình

4. Monitoring: Theo dõi quá trình làm việc trên quy trình, đánh giá hiệu quả (thời gian xử lý, chất lượng đầu ra, …)

5. Optimization: Điều chỉnh & tối ưu hóa quy trình

Nhiều doanh nghiệp đã xây dựng quy trình ISO nhưng không áp dụng, điều này rất lãng phí.

Thực tế khi khách hàng bỏ tiền chi phí để xây dựng quy trình thật, áp dụng cho công ty của mình thì ngoài chi phí ban đầu xây dựng quy trình và các khoản nhỏ hàng năm để đánh giá lại thì doanh nghiệp đã thay đổi về mọi mặt từ thái độ và cách làm việc của nhân viên cho tới các hoạt động công ty đều diễn ra trôi chảy, không bị vướng mắc ở khâu nào, các bộ phận đoàn kết nhau hơn, thông tin của công ty và khách hàng được bảo mật tuyệt đối, khách hàng và đối tác yên tâm về chất lượng sản phẩm và tính chuyên nghiệp của công ty. Khi chúng tôi phỏng vấn các sinh viên mới tốt nghiệp ra trường 100% sinh viên đều có mong muốn làm việc cho các tập đoàn lớn, vì các em cho rằng ngoài việc họ trả lương cao thì những doanh nghiệp lớn này thường đã xây dựng một bộ quy trình rất đầy đủ nên khi làm việc tại đó họ chỉ cần một vài ngày để xem những quy trình liên quan đến vị trí họ đảm nhiệm và từ đó họ biết thứ tự việc mình cần làm và hoàn thành tốt công việc được giao mà ko mất nhiều công sức

Theo chị Hương, khoản tiền xây dựng quy trình thấp hơn nhiều so với việc các công ty bỏ chi phí để đi giải quyết những vấn đề phát sinh nếu công ty không có quy trình ví dụ như: mất thời gian đi tuyển nhân viên mới vì nhân viên cũ không hài lòng về cách trả lương của công ty, người làm ít người làm nhiều, hay nhân viên không biết làm việc gì hoặc đổ trách nhiệm cho nhau dẫn đến sếp phải thuê dịch vụ bên ngoài hoặc sản phẩm đưa tới khách hàng bị lỗi không sử dụng được, với những sản phẩm lỗi thì không biết xử lý ra sao, hay quá trình sản xuất làm ảnh hưởng đến môi trường dẫn đến khiếu kiện phải đền bù hay thông tin của công ty hoặc của khách hàng bị lộ ra ngoài dẫn đến những thiệt hại không thể lường trước được.“Ngoại trừ chi phí để xây dựng quy trình ban đầu và chi phí duy trì đánh giá hàng năm theo tôi không lớn so với những ích lợi mà quy trình có thể mang lại. Quy trình có thể dùng thường xuyên, hiệu quả nếu sử dụng đúng cách thay vì chỉ dùng để đối phó và làm màu của một số doanh nghiệp hiện nay”, chị Hương kết luận.