Ngày 15/10/2024, IBPO đã bắt đầu dự án chuẩn hóa và xây dựng quy trình nội bộ cho công ty TNHH Cung ứng và chế biến thực phẩm Thành Đạt. Công ty này là doanh nghiệp hàng đầu, chuyên cung cấp gia cầm sạch cho các siêu thị, khách sạn 5 sao, bệnh viện, trường học và nhà hàng ở Hà Nội. Hôm nay, chúng ta cùng tìm hiểu về chuẩn hóa quy trình nhé.
Chuẩn hóa quy trình làm việc là bước quan trọng trong xây dựng bộ quy trình doanh nghiệp. Việc chuẩn hóa giúp các quy trình triển khai hiệu quả. Nó tối ưu nguồn chi phí và giảm thiểu rủi ro. Bên cạnh đó, chuẩn hóa còn giúp dễ dàng theo dõi và kiểm soát các hoạt động trong quy trình.
1. Chuẩn hóa quy trình là gì? Tại sao phải chuẩn hóa có hệ thống?
1.1 Khái niệm chuẩn hóa
Chuẩn hóa quy trình làm việc là thiết lập một quy trình chuẩn, phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp. Mục tiêu của chuẩn hóa là đảm bảo quy trình tinh gọn, nhất quán, tối ưu chi phí và đạt hiệu suất.
Bạn có thể dễ dàng tìm thấy các mẫu quy trình làm việc tiêu chuẩn. Tuy nhiên, để áp dụng vào từng doanh nghiệp, cần chuẩn hóa hệ thống quy trình cho phù hợp. Mỗi doanh nghiệp có đặc thù, cấu trúc phòng ban, nguồn lực và chi phí khác nhau.
Khái niệm chuẩn hóa xuất hiện vào cuối thế kỷ 19, trong sách “Nguyên tắc quản lý khoa học” của kỹ sư Frederick Taylor. Ông kêu gọi hệ thống hóa công việc để tăng năng suất. Sau này, Henry Ford ứng dụng nguyên tắc này trong sản xuất ô tô.
1.2 Tại sao cần chuẩn hóa quy trình làm việc doanh nghiệp?
Lợi ích lớn nhất khi chuẩn hóa là giảm chi phí vận hành xuống thấp nhất. Một khảo sát cho thấy 69% giám đốc chú trọng cải tiến quy trình để giảm chi phí và tăng hiệu suất tối ưu.
- Quy trình chuẩn hóa loại bỏ công việc dư thừa không cần thiết, giúp tập trung vào 20% hoạt động quan trọng nhất, tương tự quy tắc 80/20.
- Đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ nhờ các chứng chỉ quốc tế như ISO 9001, HACCP, CMMI.
- Hoạt động vận hành ổn định nhờ quy trình chuẩn SOP duy nhất, tiết kiệm nguồn lực, thời gian đào tạo nhân viên mới.
>> Cần áp dụng
- Phần mềm số hóa quy trình để đưa các quy trình lên nền tảng số.
- Hệ thống tự động hóa quy trình nghiệp vụ để tối ưu vận hành.
- Hệ thống tự động hóa toàn doanh nghiệp.
2. Các yếu tố cần chuẩn hóa trong quy trình doanh nghiệp
2.1 Trình tự quy trình chuẩn
Trình tự công việc trong quy trình chuẩn gồm các bước cụ thể mà nhân viên cần tuân thủ khi làm việc. Mục tiêu là đảm bảo cách làm việc nhất quán, giúp giảm sai sót và tăng hiệu suất.
Việc mô tả chi tiết từng bước giúp nhân viên hiểu rõ từng hành động cần làm.
Ví dụ: Quy trình thanh toán hợp đồng có các bước riêng. Quy trình tạm ứng sẽ gồm các bước phối hợp với các bộ phận khác nhau.
2.2 Thời gian thực hiện chuẩn
Thời gian chuẩn, hay Takt Time, là thời gian cần để hoàn thành một công việc trong quy trình. Chuẩn hóa Takt Time đảm bảo năng suất chuẩn cho quy trình.
2.3 Nguồn lực chuẩn hóa
Trong sản xuất, nguồn lực là mức tồn kho tối thiểu cần thiết để duy trì sản xuất liên tục. Mức tồn kho chuẩn giúp tránh thiếu hụt nguyên liệu, tránh gián đoạn quy trình sản xuất.
Trong vận hành kinh doanh, nguồn lực cần chuẩn hóa là nhân sự thực hiện và chi phí vận hành.
Giải pháp: Tối ưu quy trình sản xuất bằng phần mềm quản lý ERP.
2.4 Tài liệu truyền đạt chuẩn
Cần chuẩn hóa cả tài liệu mô tả quy trình để mọi nhân viên, mới hay cũ, có thể hiểu và thực hiện đúng.
Ngoài văn bản, tài liệu nên kết hợp hình ảnh, bảng hiển thị và ví dụ thực tế. Điều này giúp nhân viên dễ hiểu và tuân thủ quy trình hơn.
3. 7 Bước chuẩn hóa quy trình doanh nghiệp tối ưu chi phí có hệ thống
Thực hiện 7 bước dưới đây để chuẩn hóa quy trình làm việc:
Bước 1. Xác định mục tiêu sau chuẩn hóa quy trình
Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu khi chuẩn hóa quy trình vận hành. Mục tiêu có thể là cải thiện một bộ phận nhỏ hoặc tối ưu toàn bộ hệ thống.
Bước 2. Lập sơ đồ quy trình chuẩn hóa doanh nghiệp
Lập sơ đồ quy trình chuẩn hóa doanh nghiệp là bước quan trọng nhất trong quy trình chuẩn hóa. Lưu đồ giúp doanh nghiệp hiểu rõ từng bước của quy trình. Nó giúp nhận diện các điểm nghẽn và thách thức cần khắc phục.
Các công cụ lập bản đồ bao gồm:
- Flowchart: Biểu diễn chuỗi các hành động nối tiếp nhau, giúp minh họa quy trình làm việc.
- Bản đồ chi tiết: Thể hiện rõ các bước trong quy trình.
- Lưu đồ đa chức năng: Cung cấp thông tin về nhiệm vụ và hiệu suất của các phòng ban, đội nhóm.
Bước 3. Tham gia chuẩn hóa của tất cả các bộ phận liên quan
Việc chuẩn hóa quy trình cần sự tham gia của tất cả bộ phận liên quan. Phối hợp trao đổi ý kiến giữa các phòng ban rất quan trọng. Điều này giúp đảm bảo quy trình được cải thiện đồng đều. Mọi nhân viên cần hiểu rõ công việc của nhau. Việc này giúp đóng góp vào quá trình chuẩn hóa.
Bước 4. Chuẩn hóa hoặc xây dựng quy trình làm việc mới
Thiết kế xây dựng quy trình nghiệp vụ mới cần tuân thủ các yếu tố sau:
- Dựa vào mục tiêu chuẩn hóa đã xác định.
- Mô hình hóa quy trình dựa trên bản đồ hoạt động chi tiết.
- Phân loại đối tượng tham gia và đơn giản hóa thiết kế.
- Lựa chọn phương pháp kiểm soát mức độ tuân thủ quy trình.
- Cung cấp thông tin hướng dẫn chi tiết vào văn bản để sử dụng lâu dài.
Bước 5. Xây dựng bộ tài liệu hướng dẫn
Sau khi xây dựng quy trình mới, doanh nghiệp cần tài liệu hóa hướng dẫn thực hiện. Tài liệu có thể dưới dạng văn bản, sơ đồ, hoặc lưu đồ. Điều này giúp quy trình được lưu trữ và sử dụng dễ dàng. Nó cũng đảm bảo nhân viên có thể tham khảo khi cần.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp chọn lưu trữ tài liệu trên nền tảng đám mây. Điều này giúp tối ưu hóa không gian và thuận tiện cho việc truy cập.
Bước 6. Đào tạo thực hiện sau chuẩn hóa hệ thống quy trình doanh nghiệp
Mặc dù nhân viên tham gia vào quá trình thiết kế quy trình, nhưng đào tạo vẫn cần thiết. Nhà quản lý cần tổ chức các buổi hướng dẫn chi tiết. Cần giải thích các yếu tố đã thay đổi và thống nhất phương pháp làm việc mới. Việc này giúp nhân viên hiểu rõ quy trình và sẵn sàng thực hiện.
Bước 7. Kiểm tra – điều chỉnh
Quy trình mới cần giám sát và đánh giá để đảm bảo hiệu quả. Nhà quản lý phải xây dựng hệ thống giám sát chính xác. Hệ thống này giúp theo dõi và điều chỉnh quy trình liên tục. Các điều chỉnh dựa trên phản hồi từ nhân viên và kết quả thực tế. Việc này duy trì hiệu suất và đảm bảo quy trình được tuân thủ đúng.
Hãy cùng IBPO xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp !
————
Công ty cổ phần IBPO – Nâng tầm quản trị doanh nghiệp
Website: https://ibpo.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/iBPO.Dichvuquytrinh/
Email: contact@ibpo.vn – maibtt.ibpo@gmail
Hotline: 0392693268 – 0909110282
