Trong bối cảnh các doanh nghiệp ngày càng đẩy mạnh số hóa và tối ưu hóa hệ thống vận hành, việc chuẩn hóa quy trình không còn dừng ở khâu xây dựng trên giấy. Nhận thức rõ điều đó, buổi 3 diễn ra vào ngày 08/07/2025 của khóa học “Kỹ năng viết quy trình” tại Học viện iBPO đã mang đến cho học viên trải nghiệm thực tế khi trực tiếp thao tác trên nền tảng phần mềm tự động hóa quy trình và học cách truyền thông quy trình hiệu quả trong nội bộ.

1. Từ lý thuyết đến số hóa: Học viên thao tác trực tiếp trên phần mềm

Dưới sự hướng dẫn của chuyên gia Vũ Thị Hồng Nhung, học viên được tiếp cận các phần mềm quản lý quy trình phổ biến như MISA AMIS, BASE. Giảng viên không chỉ giới thiệu workflow mẫu mà còn hướng dẫn học viên cách:

  • Thiết lập một quy trình mẫu ngay trên phần mềm,
  • Hiểu được nguyên lý vận hành của hệ thống tự động,
  • Ứng dụng ngay vào công việc thực tế của doanh nghiệp mình.

Việc thao tác trực tiếp trên nền tảng số giúp học viên dễ dàng hình dung cách tích hợp quy trình vào hệ thống vận hành hiện tại – một kỹ năng quan trọng trong quá trình chuyển đổi số.

Giảng viên Vũ Thị Hồng Nhung chia sẻ về workflow mẫu Quy Trình Nghỉ Việc

2. Truyền thông nội bộ: Khi quy trình cần được “lan tỏa”

Một quy trình được viết ra chưa đủ – nó cần được truyền thông hiệu quả đến toàn bộ tổ chức. Trong buổi học này, học viên được hướng dẫn:

  • Lập kế hoạch ban hành quy trình
  • Chuẩn bị nội dung truyền thông phù hợp với từng đối tượng (nhân viên, quản lý, ban giám đốc…)
  • Ứng phó với các tình huống phản hồi, thay đổi và cải tiến sau ban hành.

Chuyên gia Nhung nhấn mạnh: “Quy trình không phải là tài liệu để lưu trữ, mà là công cụ để mọi người làm việc thống nhất. Muốn vậy, truyền thông nội bộ là bước không thể bỏ qua.”

Giảng viên Vũ Thị Hồng Nhung chia sẻ nội dung Lập kế hoạch ban hành quy trình

3. Học viên sôi nổi, phản biện và thực hành liên tục

Buổi học diễn ra trong không khí cởi mở, học viên tích cực đặt câu hỏi và chia sẻ những vướng mắc thực tế mà họ đang gặp phải trong công việc. Không chỉ tiếp nhận lý thuyết, học viên còn trực tiếp thực hành trên phần mềm, trình bày kết quả trước lớp và nhận được phản hồi cá nhân hóa từ giảng viên.

Chị Lê Thu Trang – học viên đến từ một doanh nghiệp công nghệ – chia sẻ: “Tôi từng nghĩ quy trình chỉ là tài liệu nội bộ, nhưng sau buổi học này, tôi hiểu rằng để một quy trình thực sự vận hành được, phải có phần mềm hỗ trợ và có chiến lược truyền thông bài bản.”

4. Đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình chuẩn hóa bền vững

Khóa học “Kỹ năng viết quy trình” tại iBPO không chỉ cung cấp kiến thức, mà còn hướng đến mục tiêu cao hơn: giúp doanh nghiệp từng bước xây dựng hệ thống quản trị hiệu quả và có thể vận hành độc lập.

Trong buổi tiếp theo, học viên sẽ tiếp cận nội dung: Đánh giá nội bộ – một bước quan trọng để kiểm tra tính hiệu lực và cải tiến hệ thống sau khi quy trình được triển khai.

  • Lộ trình đào tạo 6 buổi:
    1. Định nghĩa & Hoạch định hệ thống quy trình
    2. Kỹ năng viết quy trình
    3. Số hóa và truyền thông quy trình (buổi hiện tại)
    4. Đánh giá nội bộ
    5. Hành động khắc phục – phòng ngừa
    6. Tìm hiểu về ISO & truyền thông hệ thống

———————

CÔNG TY CỔ PHẦN iBPO – HỌC VIỆN iBPO

———————

Tham khảo các bài viết liên quan: