Ngày 03/04/2026, tại văn phòng Công ty Cổ phần Dịch vụ Thương mại Trường Minh, iBPO đã triển khai buổi làm việc đầu tiên trong khuôn khổ dự án tư vấn xây dựng hệ thống tài liệu và chuẩn hóa quy trình theo định hướng ISO 9001. Là một trong những đơn vị cung cấp và vận hành dịch vụ thuê ngoài quy trình kinh doanh (BPO) và Contact Center hàng đầu tại Việt Nam, Trường Minh đang bước vào giai đoạn cần tái cấu trúc vận hành để đáp ứng tốc độ tăng trưởng. Thay vì đi thẳng vào việc xây dựng biểu mẫu hay tài liệu, buổi làm việc tập trung vào một việc ít được chú ý nhưng mang tính quyết định

👉 Đồng bộ nhận thức về cách vận hành doanh nghiệp

Buổi làm việc có sự tham gia của Ban Giám đốc và các trưởng phòng ban, với ba nội dung chính:

  • Đào tạo nhận thức về ISO trong bối cảnh vận hành thực tế
  • Hướng dẫn cách xây dựng tài liệu theo nguyên tắc “rõ – dùng được – áp dụng được”
  • Thống nhất phương pháp triển khai giữa các bộ phận

Một điểm đáng chú ý là phần lớn các phòng ban đều từng “làm quy trình” theo cách riêng, nhưng thiếu một chuẩn chung để kết nối lại thành hệ thống.

Vấn đề không nằm ở việc thiếu quy trình – mà là thiếu một cách làm chung

Trong quá trình trao đổi, một thực tế dần lộ rõ:

  • Mỗi bộ phận đều có cách làm riêng
  • Tài liệu tồn tại nhưng không được sử dụng đồng nhất
  • Một số vị trí phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm cá nhân

Đây là tình trạng phổ biến ở các doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh. Chuyên gia Vũ Thị Thanh Xuân từ iBPO chia sẻ: “Doanh nghiệp không thiếu quy trình. Vấn đề là quy trình đó có trở thành cách làm chung của tổ chức hay không.”

Chính vì vậy, mục tiêu của buổi làm việc không phải là tạo thêm tài liệu, mà là:

  • Thiết lập một ngôn ngữ vận hành chung
  • Giảm sự lệ thuộc vào cá nhân
  • Tạo nền tảng để các phòng ban phối hợp hiệu quả

Bước đầu định hình hệ thống: Không làm nhiều, nhưng làm đúng

Kết thúc buổi làm việc, doanh nghiệp đã đạt được một số kết quả quan trọng:

  • Hoàn thành đào tạo nhận thức về ISO
  • Xác lập định hướng xây dựng hệ thống tài liệu chuẩn hóa
  • Thống nhất cách tiếp cận giữa các phòng ban

Đồng thời, một số bộ phận cũng xác định rõ nhu cầu cần hỗ trợ sâu hơn trong việc:

  • Chuẩn hóa quy trình chi tiết
  • Chuyển đổi từ kinh nghiệm sang tài liệu hóa
  • Thiết lập cách kiểm soát công việc

Điều này cho thấy một bước chuyển quan trọng:
👉 Từ “làm theo thói quen” sang “làm theo hệ thống”.

Không khí hợp tác: Yếu tố mang tính quyết định trong các dự án chuẩn hóa

Một trong những điểm đáng chú ý của buổi làm việc là sự chủ động từ phía doanh nghiệp. Các phòng ban không chỉ tiếp nhận thông tin, mà còn trao đổi, đặt câu hỏi và phản biện để làm rõ cách áp dụng vào thực tế. Phản hồi ban đầu cho thấy:

  • Nội dung đào tạo rõ ràng, dễ hiểu
  • Phương pháp triển khai bám sát thực tế doanh nghiệp
  • Có khả năng áp dụng ngay vào công việc

Trong các dự án chuẩn hóa, yếu tố con người thường quyết định thành bại nhiều hơn công cụ. Và sự tham gia chủ động ngay từ đầu là một tín hiệu tích cực.

Chuẩn hóa vận hành: Bài toán không thể trì hoãn khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn tăng tốc

Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu nghĩ đến chuẩn hóa khi:

  • Nhân sự chủ chốt nghỉ việc
  • Sai sót vận hành gây thiệt hại
  • Không thể mở rộng quy mô dù có cơ hội

Tuy nhiên, khi vấn đề đã xảy ra, chi phí để “sửa hệ thống” thường lớn hơn rất nhiều so với việc xây dựng từ sớm. Dự án tại Trường Minh vì vậy không chỉ là một hoạt động nội bộ, mà phản ánh một xu hướng rõ ràng:

👉 Doanh nghiệp bắt đầu chuyển từ tăng trưởng theo cơ hội sang tăng trưởng có kiểm soát.

Một góc nhìn dành cho các doanh nghiệp trên hành trình tăng trưởng

Từ câu chuyện này, một bài học quan trọng được rút ra: Tăng trưởng không làm doanh nghiệp mạnh lên. Chỉ có hệ thống vận hành tốt mới giúp doanh nghiệp chịu được tăng trưởng.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang:

  • Mở rộng quy mô
  • Tăng nhanh về doanh thu hoặc nhân sự
  • Bắt đầu xuất hiện dấu hiệu lệch nhịp trong vận hành

Thì đây có thể là thời điểm cần nhìn lại một câu hỏi quan trọng:

👉 Doanh nghiệp đang vận hành bằng con người, hay bằng hệ thống?

Chuẩn hóa quy trình không phải là tạo thêm thủ tục, mà là thiết kế một nền tảng để doanh nghiệp có thể đi xa mà không “vỡ hệ thống” giữa đường.

iBPO sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp rà soát, chuẩn hóa và thiết kế lại hệ thống vận hành – không chỉ để tăng hiệu quả, mà để đảm bảo an toàn dài hạn.

👉 Liên hệ để được trao đổi trực tiếp về bài toán của doanh nghiệp bạn.

————————

Công ty cổ phần IBPO – Nâng tầm quản trị doanh nghiệp

  • Fanpage: https://www.facebook.com/iBPO.Dichvuquytrinh/
  • Email: contact@ibpo.vn – maibtt.ibpo@gmail.com
  • Hotline: 0392693268 – 0909110282
  • Đăng ký tư vấn: https://forms.gle/chA4iZGrWRs1B2qo6

————————

Tham khảo các bài viết liên quan: