CHƯƠNG 3: Phòng Kinh Doanh – Linh Hoạt & Tối Ưu Dòng Chảy

Làm cái nghề tư vấn quy trình này mà đến chỗ nào phòng Kinh doanh cũng hợp tác ngay tắp lự thì… chắc là tôi đang mơ đẹp quá. Và Công ty Nhật Hà cũng không phải ngoại lệ đâu. Điều đó cũng dễ hiểu thôi, vì các bạn kinh doanh vốn rất giỏi trong việc “chốt deal” và xử lý tình huống linh hoạt mà. Họ cần sự nhanh nhạy, và đôi khi những quy trình cứng nhắc sẽ làm mất đi tốc độ ấy.

Chưa cần tôi hỏi gì sất, anh Trần Minh Long – Trưởng phòng Kinh doanh – đã nhìn tôi với ánh mắt như thể tôi sắp bắt anh ấy ký đơn xin… làm theo sách vở vậy đó. Kiểu như “lại có người muốn ‘đóng khung’ bọn mình đây”.

“Chị Trang ơi, phòng em không chỉ có mỗi việc ‘gửi báo giá – ký hợp đồng – xong’ đâu nhé.”

“À, anh nói thêm tôi nghe thử xem có những điểm nào đặc biệt nào. Tôi đang rất tò mò về cách team mình đang làm việc đấy ạ.” – Tôi cười, khuyến khích anh chia sẻ, kiểu rất tự nhiên.

“Bên em vừa làm dự thầu, vừa làm phương án kỹ thuật, vừa phối hợp với đội kỹ thuật đi khảo sát, thậm chí còn theo dự án đến lúc lắp đặt xong xuôi luôn đó chị. Một mình ôm đủ thứ luôn.”

Tôi gật đầu nhịp nhàng, cứ như đang nghe một câu chuyện rất thú vị vậy. Rồi tôi nháy mắt:

“Nghe anh kể là tôi thấy đội mình đa năng và chuyên nghiệp quá rồi đó. Thế thì càng cần một ‘kim chỉ nam’ rõ ràng để mình phát huy tối đa sức mạnh mà không bị phân tán năng lượng đúng không anh? Giỏi như đội mình mà có thêm quy trình rõ ràng nữa thì ‘đánh đâu thắng đó’, thậm chí còn đỡ phải “ôm” nhiều việc một mình nữa đó.”

Anh Long cười cười, kiểu nửa tin nửa ngờ, nhưng ánh mắt đã bớt căng thẳng hơn rồi. Anh ấy có vẻ đang suy nghĩ.

Tôi ngồi lại cùng anh Long và cô bé sale admin mới vào chưa lâu nhưng rất chăm chỉ, tên Ngọc Huyền. Tôi không hỏi kiểu “quy trình của em là gì?”, mà chỉ kể chuyện thôi:

“Bây giờ mình thử hình dung nha, một bộ hồ sơ thầu chuyên nghiệp không chỉ là bản in dày cộp đâu. Nó là cả một chuỗi hành động nhất quán, từ lúc mình tiếp nhận thông tin từ khách hàng – đến khi nộp hồ sơ – thậm chí là cả việc phân tích lý do mình thắng hay chưa thắng nữa. Mình có thể cùng nhau vẽ lại ‘hành trình’ này được không? Cứ như mình đang “lập kế hoạch đi phượt” ấy.”

Tôi cầm bút, vẽ lên bảng những bước mà tôi thấy phòng đang làm – nhưng chưa được “đặt tên” hay “hệ thống hóa” rõ ràng.

“Chỗ này là bước mình tiếp nhận yêu cầu từ khách nha.

Chỗ này mình cần đánh giá xem yêu cầu đó có khớp với khả năng của mình không? Để đỡ mất thời gian hai bên đó, tránh những việc làm rồi lại phải làm lại.

Xong thì mình cùng nhau lập phương án – đính kèm đủ bảng giá, cấu hình, thời gian giao hàng. Rồi mới đến bước review, nếu có một cái dấu phê duyệt đàng hoàng thì mọi người đều yên tâm hơn, đỡ phải “đoán mò”.

Và cuối cùng là nộp hồ sơ – theo dõi kết quả – rồi ngồi lại cùng nhau phân tích rút kinh nghiệm cho những lần sau nữa. Để mình ngày càng “lên trình”.”

Anh Long nhìn bảng một lúc, rồi gật gù, giọng có vẻ tâm đắc hơn:

“Thật ra, bên em làm gần đầy đủ hết rồi chị Trang. Nhưng mà đúng là chưa hệ thống hóa, chưa có cái nhìn tổng thể. Em cũng thấy có những cái lặp đi lặp lại không cần thiết.”

Tôi mỉm cười – đây là dấu hiệu đầu tiên của một người sắp “vào khuôn” một cách tự nguyện: nhận ra mình đang thiếu khuôn và sẵn sàng cùng nhau xây dựng. Tôi đề xuất cả team thử thiết lập lại cách phối hợp nội bộ:

“Mình không cần gì cao siêu đâu anh. Chỉ cần mỗi lần lập hồ sơ có một cái form kiểm tra trước những thông tin quan trọng, mỗi bước duyệt có một người xác nhận rõ ràng, và tất cả đều lưu trong thư mục đặt tên dễ tìm, không phải kiểu “hồ sơ thầu – bản cuối – thật sự lần cuối – ký thật.xlsx” nữa là “ngon lành” rồi đó anh. Cứ như mình có một cái checklist trước khi đi đâu xa ấy, không lo quên đồ.”

Mấy hôm sau quay lại, tôi ngạc nhiên thật sự luôn. Anh Long đã chủ động làm bảng phân công theo từng dự án, checklist rõ ràng ai làm gì rồi đó. Ngọc Huyền thì hí hoáy thiết kế lại file cấu hình sản phẩm theo mẫu chuẩn, còn chủ động phối hợp với phòng kỹ thuật để kiểm tra đầu vào – không còn kiểu “gửi đại rồi đợi sửa” nữa. Mọi người có vẻ hào hứng hơn hẳn.

“Chị Trang, chị thấy ổn hơn chưa? Tụi em mà áp dụng được hết chắc đỡ “toát mồ hôi” nhiều lắm, mà lại làm việc hiệu quả hơn nữa.” – Anh Long cười tươi rói, trông rất hài lòng với thành quả của team mình.

“Ổn quá chứ anh. Có quy trình rõ ràng rồi thì làm kiểu gì cũng vẫn là ‘đúng quy trình’ thôi. Mọi người đỡ phải hỏi đi hỏi lại, đỡ lo khi sếp không cầm điện thoại mà vẫn cần duyệt đó. Anh thấy có phải “nhẹ gánh” hơn không?”

Anh Tuấn – Tổng Giám đốc – khi nghe tôi trình bày tiến độ, cũng gật đầu lia lịa, ánh mắt ánh lên vẻ hài lòng:

“Anh không cần quy trình cầu kỳ đâu. Anh cần một cách làm rõ ràng, có thể giải thích được, truy vết được. Và đặc biệt là không khiến nhân viên thấy nó… làm khó họ là được rồi. Anh thấy các em làm thế này là rất hợp lý.”

Tôi chốt lại bằng một dòng trong báo cáo gửi sếp Hương:

“Phòng Kinh doanh đã bước được một chân vào khuôn một cách rất tự nguyện rồi. Việc còn lại là giúp họ thấy cái khuôn này không hề chật chội đâu – mà là một cái khung vững chắc để họ chạy nhanh hơn, và “flex” được năng lực của mình một cách tối đa đó. Ai cũng vui vẻ hơn, mà công việc thì lại hiệu quả hơn.”

Sau khi cùng Phòng Kinh doanh ‘lên dây cót’ cho một hành trình mới – nơi linh hoạt gặp gỡ quy trình – tôi tiếp tục bước tới vùng đất kỹ thuật: nơi các ‘siêu anh hùng thầm lặng’ vẫn ngày đêm âm thầm giữ vững chất lượng. Nhưng liệu những người kỹ tính, nguyên tắc ấy có sẵn sàng bắt tay với… hệ thống? Mời bạn đón đọc Chương 4!”

(Tiếp theo) CHƯƠNG 4: Kỹ Thuật Và “Hệ Thống”: Khi Những “Siêu Anh Hùng Thầm Lặng” Bắt Tay Với Quy Trình

————————

————————

Tham khảo các bài viết liên quan: