Tác giả: Hoài Trang

CHƯƠNG 1: Khởi Động

Tôi là Trang, dân chuyên “giải mã” những hệ thống doanh nghiệp đang có dấu hiệu “sức khỏe không ổn định”. Nói cho dễ hình dung, tôi là người giúp các công ty “tune lại” quy trình, để mọi thứ chạy mượt mà hơn, đỡ “bug” vặt. 

Và một sáng đẹp trời nọ, tin nhắn “khẩn cấp” từ sếp Hương bay đến: “Trang ơi, có nhiệm vụ mới cho em ở Nhật Hà đấy. Anh Tuấn mới alo chị rồi”.

Anh Tuấn đây là Tổng Giám đốc Công ty Công nghệ Nhật Hà. Nói thật, tôi chưa từng tiếp xúc, nhưng “truyền thuyết” về anh Tuấn thì đã nghe nhiều từ Sếp Hương rồi. Hồi xưa, anh ấy từng là “chiến hữu” của sếp Hương ở tập đoàn FCO – cái lò đào tạo ra bao nhiêu chiến lược “cao siêu” mà đôi khi áp dụng vào thực tế lại cần thêm chút “tùy biến” tinh anh của từng cá nhân, mà trong số tinh anh đó có anh Tuấn và Sếp tôi. Sau này, anh Tuấn “ra riêng”, tự mình xây dựng đế chế riêng kinh doanh của mình, mang tên Nhật Hà. Mà Sếp Hương về sau cũng lập iBPO đi theo đúng sở trường.  Những năm đầu, Nhật Hà đánh đông dẹp tây, đạt nhiều thành công vang dội. Song cũng như nhiều đơn vị start up, lớn lên 1 chút là kiểu gì cũng lộ ra những  vấn đề về cách vận hành nội bộ, kiểu như một cỗ máy đang chạy cực nhanh nhưng có vài bánh răng chưa khớp lắm. 

Vậy nên Nhật Hà lại cần iBPO rồi! 😀

Ba ngày sau, tôi cùng hai cộng sự thân thiết là chị Huyền và em Nhung, mỗi người chỉ gọn gàng một chiếc laptop và một vài tài liệu cần thiết, thẳng tiến đến trụ sở Nhật Hà. Văn phòng sáng choang, nhân viên trẻ trung, không khí nhìn chung là năng động hết sức, toát ra vẻ của một công ty đang “lên”. Nhưng mà, giác quan thứ sáu của dân trong nghề mách bảo tôi: đằng sau vẻ bề ngoài rực rỡ này, có lẽ là một vài điểm cần “lên đời” về mặt quy trình. Chúng tôi sẽ có nhiều việc cần làm đây!

Chưa đầy nửa ngày “dạo quanh” các phòng ban, tôi đã “thu thập” được kha khá “tài liệu” thú vị như: những hồ sơ thầu được duyệt nhanh chóng dựa trên sự tin tưởng tuyệt đối giữa các bên, những kế hoạch dự án “nghe là hiểu” nhưng lại nằm gọn trong đầu mỗi người phụ trách – và đôi khi chỉ nằm ở đó thôi. Còn KPI ư? Có chứ, nằm chễm chệ trong cái file tên “KPI-chốt-final 2.xlsx”. Nghe tên thôi là đủ thấy cần một chút “cải thiện” rồi.

Tôi hỏi anh Trưởng phòng Kinh doanh – một anh bạn trẻ măng, vô cùng dễ mến, mà tôi thấy ở anh rất nhiều tiềm năng phát triển:

  • Dạ anh, bên mình có cái quy trình nào để “chốt” giá chào không ạ?”
  • Tụi em làm… linh hoạt lắm chị.” – Anh ấy cười tươi.

Tôi cũng cười, nhẹ nhàng hỏi lại:

  • Linh hoạt kiểu gì hả anh? Có khi nào gửi xong, tự dưng nhớ ra cần điều chỉnh giá, rồi phải chạy theo giải thích lại với khách không?” – Tôi vừa cười vừa hỏi vui một câu cho anh đỡ căng thẳng.

Thế mà câu trả lời của anh khiến 3 chị em chúng tôi cũng “toát mồ hôi”:

  • Dạ… thì cũng có vài lần thôi chị ạ. 😀 

——-

Còn ở phòng Kỹ thuật, anh Phó Giám đốc tên Đạt nhìn tôi cứ như thể tôi là một “thám tử công nghệ” mang sổ ghi chép xông vào “hang ổ” của đội ngũ “đánh trận” vậy. Sau một hồi trao đổi về các tài liệu hướng dẫn và nhật ký công việc, anh than thở: “Kỹ thuật bọn anh thì cứ muốn làm nhanh, làm gọn. Giờ bắt ghi nhật ký, rồi trình duyệt từng bước nữa thì sợ mất thời gian lắm em ạ.”

Đã quen với tâm lý này của dân kỹ thuật rồi nên tôi điềm tĩnh chia sẻ: “À, em hiểu cảm giác đó. Nhưng nếu lỡ sau này khách hàng báo thiết bị hỏng, cần chứng minh là do bên mình hay do người dùng thì làm sao đây anh? Lúc đó có thông tin rõ ràng, mọi người đỡ đau đầu hơn nhiều, khỏi phải ngồi “check chéo” nhau. Cần dự phòng cho các tình huống đó anh ạ!”

Anh ấy “ờ… thì…” một tiếng, nhưng ánh mắt đã có vẻ suy nghĩ hơn.

“Office tour” của tôi dùng ở trạm cuối: Văn phòng Tổng Giám đốc. Đúng như tôi hình dung thông qua chia sẻ của chị Hương, Tổng Giám đốc Tuấn lịch sự, nghiêm túc, ít nói nhưng ánh mắt thì quét qua tài liệu nhanh như máy scan tích hợp AI vậy. Khi tôi đề cập đến chuyện KPI gắn với thưởng, lại còn “chuẩn theo điều khoản của ISO 9001” nữa chứ, anh chỉ hỏi đúng một câu, mà tôi thấy ưng cái bụng hết sức:

  • Cái này có giúp anh khỏi phải giải thích cho nhân viên tại sao họ bị trừ thưởng không?
  • Chính xác 100% anh! KPI giúp mình minh bạch và công bằng hơn đấy ạ.” – Tôi đáp không chút do dự.
  • Vậy thì triển khai đi!

Anh gật đầu. Tôi hiểu ngay đây là một CEO không ngại “làm mới”, miễn là giải pháp phải gọn gàng, logic và quan trọng nhất là… mang lại hiệu quả rõ ràng cho team. Anh ấy là người rất thực tế.

Trước khi rời văn phòng, tôi chốt lại với TGĐ Tuấn những điểm mấu chốt mà chúng tôi có thể giúp Nhật Hà, và không quên nhắn nhủ:

  • Anh Tuấn ơi, từ giờ em xin phép vào vai ‘bà cô khó tính’ nha. Em sẽ hỏi anh mười lần một ngày câu ‘Cái này ai phụ trách anh nhỉ?’ đấy. Anh đừng thấy phiền nhé.

Anh ấy cười, rót thêm nước:

  • Cứ hỏi thoải mái em. Miễn là sau dự án này, anh không phải thức dậy lúc 3 giờ sáng chỉ vì quên ai đã duyệt cái gì là được. Anh cũng muốn “sống khỏe” hơn chút. 

Và thế là, tôi chính thức nhận nhiệm vụ “cải tổ vận hành” cho Nhật Hà. Kinh qua các dự án tôi hiểu rằng, để dự án này thành công, chúng tôi không thể dùng “quyền lực” được lãnh đạo giao để làm việc này được, mà cần bằng sự thấu hiểu, sự tinh tế, và một chút duyên ngầm. Vì tôi tin rằng, muốn giúp một công ty “nâng tầm” thì không thể chỉ chăm chăm tìm ra lỗi, mà cần cùng họ ‘thiết kế lại trải nghiệm nội bộ’ sao cho mọi người đều thấy rằng: “À, làm thế này thì hiệu quả hơn nhiều!”

Tối hôm đó, trong phần nhật ký dự án, tôi ghi ngay ngắn:

“Nhật Hà là một ví dụ điển hình của những công ty tăng trưởng nhanh và mạnh, nhưng phần ‘hạ tầng vận hành’ chưa được ‘nâng cấp’ kịp tốc độ phát triển. Nhiều đầu việc vẫn cứ phải dựa vào sự “gánh vác” của một cá nhân, mà gánh nặng nhất thuộc về cá nhân Tổng Giám đốc :). Việc của mình không phải là bới lông tìm vết rồi đi ‘dạy dỗ’, mà là cần thiết kế một hệ thống sao cho ai cũng thấy ‘làm theo thì tiện lợi, không theo thì hơi vất vả’. Đó mới là nghệ thuật trong nghề này! Cố lên Trang nhé!”

Và tôi mang theo chút háo hức mong chờ của buổi làm việc tiếp theo ở Nhật Hà vào giấc ngủ, khép lại một ngày làm việc mà tôi tự chấm cho mình 9,5 điểm. 😀

Hành trình “nâng tầm vận hành” mới chỉ bắt đầu… Để chạm tới cốt lõi vấn đề, đôi khi ta phải dừng lại, soi kỹ – và “check-up” toàn bộ cơ thể tổ chức. Chương 2 sẽ đưa bạn vào hành trình ấy – nơi nhìn thấu để bắt đúng bệnh, bắt đúng rồi mới chữa đúng..

(Tiếp theo) Chương 2: “Check-up – Nhìn thấu để bắt bệnh”

————————

Công ty cổ phần IBPO – Nâng tầm quản trị doanh nghiệp

Fanpage: https://www.facebook.com/iBPO.Dichvuquytrinh/

Email: contact@ibpo.vn – maibtt.ibpo@gmail.com

Hotline: 0392693268 – 0909110282

Đăng ký tư vấn: https://forms.gle/chA4iZGrWRs1B2qo6

————————

Tham khảo các bài viết liên quan: