CHƯƠNG 6: Học Cách Chạy Chung 

Công bố tài liệu quy trình thì giống như… nấu một mâm cỗ. Nhưng đào tạo và áp dụng hệ thống quy trình ISO chuẩn thì giống như chuyển từ ăn cơm quán sang cơm nhà.
Cơm quán thì tiện, nhanh, khỏi mất công nấu nướng – nhưng đôi khi lại tiềm ẩn rủi ro, mà giá thì cũng chẳng hề rẻ. Còn cơm nhà tuy ban đầu hơi lích kích, có khi còn nấu chưa quen tay, nhưng dần dần sẽ ổn định, an toàn và phù hợp với sức khỏe của cả “doanh nghiệp”.

Buổi đào tạo được tổ chức vào thứ Ba – ngày nắng không gắt, nhưng ánh mắt nhân viên thì có vẻ hơi… chói chang. Tôi, chị Hương và cả đội iBPO có mặt từ sớm, chuẩn bị máy chiếu, slide, biểu mẫu in ra từng tập dày như tập đơn xin việc. Ngọc Huyền – Sale admin – lật lật tập tài liệu, thì thầm:

–       Chị Trang ơi, sao em thấy giống sắp đi thi tốt nghiệp vậy?

–       Không phải thi đâu em. Là diễn tập ISO đó. – tôi cười. 

Cả công ty ngồi kín phòng họp. Trưởng phòng ngồi bàn đầu. Nhân viên ngồi sau. Không khí lúc đầu… vẫn còn niềm tin. Tôi mở lời nhẹ nhàng:

–       Hôm nay, chúng ta không học lý thuyết. Chúng ta cùng làm một việc: tự hiểu mình đang làm gì, và đang làm đến đâu trong hệ thống. Mỗi người sẽ nhận một bộ tài liệu. Không phải để học thuộc. Mà để biết: cái gì là việc của mình, cái gì là phần mình phải phối hợp với người khác.

Tôi vừa dứt câu thì chị Mai, phụ trách HCNS, giơ tay:

–       Trang ơi, cho chị hỏi – quy trình mới này là áp dụng ngay luôn à? Hay phải chờ sếp ký từng bước?

Tôi mỉm cười, đoán trước được câu này.

–       Đã được phê duyệt chính thức rồi chị. Nhưng tụi em không ép áp dụng ngày một ngày hai. Mình sẽ có thời gian làm quen, chạy thử, rồi mới áp lực thật.

Chị thở phào, rồi nhìn quanh phòng như muốn nhắc mọi người: “Nghe chưa? Chưa phải áp lực ngay đâu.”

Nhưng rồi, đến lúc tôi nói về việc mỗi bộ phận cần cập nhật báo cáo định kỳ theo mẫu mới, không khí bỗng chuyển sang trạng thái “trầm mặc có tổ chức”. Anh Đạt, phòng Kỹ thuật, nhíu mày:

–       Cái bảng theo dõi phát sinh kỹ thuật… bên em có rồi, nhưng tụi em không cập nhật theo tuần. Vì thực tế có tuần phát sinh đâu.

Tôi gật đầu

–       Đúng. Vậy mình có thể ghi ‘không phát sinh’ vào dòng đó. Nhưng điều quan trọng là: dù không có gì xảy ra, thì việc xác nhận cũng là một phần trách nhiệm.

Phía bên kia, chị Hà, phòng Mua hàng,  cầm lên một biểu mẫu kiểm tra nhà cung cấp và thở nhẹ như gió lướt qua hàng tiêu chuẩn:

–       Cái bảng đánh giá này… mỗi lần mua là phải điền à em?

–       Dạ, chỉ với những đơn hàng có rủi ro cao. Còn hàng văn phòng phẩm thì không cần.

–       Vậy thì được. Chứ cứ mua cái máy in mà đánh giá cả ‘hỗ trợ hậu mãi’ thì chị mệt à nha.

Buổi sáng trôi qua với một tốc độ vừa phải. Không ai phản đối công khai. Nhưng tôi thấy rõ trong mắt nhiều người có ánh nhìn kiểu: “Làm thì cũng được, nhưng không biết bao lâu thì mọi thứ lại quay về như cũ?” 

Và rồi, chuyện bất ngờ xảy ra ngay cuối buổi. Anh Tuấn, Tổng Giám đốc, người nãy giờ chỉ ngồi quan sát từ cuối phòng, đứng dậy. Không micro. Không văn bản. Chỉ nói mấy câu, đủ để buổi đào tạo ISO trở thành một dấu mốc thật sự. Anh biết, có người ngại thay đổi. Có người nghĩ, làm theo hệ thống là gò bó. Nhưng anh thì thấy, khi mình không cần nhớ, mình mới có chỗ cho sáng tạo. Vì vậy, từ tuần sau, anh yêu cầu tất cả các bộ phận thử nghiệm áp dụng biểu mẫu mới. Không vì ISO, mà vì chúng ta xứng đáng làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp.

Cả phòng im lặng. Lần này không phải kiểu “không hiểu gì nên im”, mà là kiểu “uhm… lần này sếp nói thật.” Tôi nhìn chị Hương, chị chỉ khẽ gật đầu. 

Chúng tôi kết thúc buổi đào tạo bằng một phần “vui chơi có thưởng”: Giao nhiệm vụ nộp thử biểu mẫu đầu tiên trong tuần, và… team nào làm tốt nhất sẽ được mời trà sữa, bằng ngân sách dự án. Đừng xem thường. Một ly trà sữa vị matcha có thể đánh thức cả sự chuyên nghiệp tiềm ẩn trong một nhân viên kỹ thuật lười cập nhật nhật ký đấy.

Tôi rời văn phòng Nhật Hà hôm đó, mang theo một cảm giác khó tả: vừa nhẹ vì đã đi qua giai đoạn “giao giáo trình”, vừa hồi hộp vì biết, sắp tới, sẽ có đợt “kiểm tra bài cũ”. 

Và đúng như dự đoán, một email được gửi đến tôi ngay chiều hôm sau, từ chị Xuân, kế toán trưởng:

–       Trang ơi, chuẩn bị đánh giá nội bộ là tuần sau à em? Nếu được, chị muốn biết trước những phần bên chị sẽ bị hỏi kỹ…

Tôi mỉm cười.

Tài liệu đã phát. Mẫu biểu đã gửi. Cả công ty đã bắt đầu bước vào cuộc ‘chạy thử hệ thống’. Nhưng tôi biết, thách thức thực sự không nằm ở biểu mẫu – mà ở khoảng cách giữa những điều ‘ai cũng nghĩ người khác đang làm’. Chờ bạn ở CHƯƠNG 7: Ai Cũng Tưởng Người Khác Biết Làm 

————————

————————

Tham khảo các bài viết liên quan: