CHƯƠNG 7: Ai Cũng Tưởng Người Khác Biết Làm 

Trong doanh nghiệp, có một hiện tượng tâm lý khá phổ biến mà tôi đã chứng kiến qua nhiều năm: Khi một quy trình mới được triển khai, mọi người thường nghĩ rằng… người khác hiểu rõ hơn mình. Tại Công ty TNHH Công nghệ Nhật Hà, hiện tượng này đang diễn ra một cách âm thầm, như mùi cà phê loãng trong phòng họp, không quá nghiêm trọng, nhưng đủ để khiến mọi người liếc nhìn nhau, lén hỏi thầm mà không dám lên tiếng. 

Sau buổi đào tạo, các biểu mẫu mới đã được gửi qua email đến từng phòng ban, kèm theo lời nhắn của chị Mai – phụ trách HCNS: 

–       Tuần này bắt đầu áp dụng các biểu mẫu mới theo quy trình đã thống nhất. Vui lòng thực hiện và gửi kết quả về đầu mối tập hợp trước thứ Sáu. Có gì chưa rõ, hỏi Trang nhé!

Và thế là, tôi trở thành “tổng đài giải cứu biểu mẫu” của công ty. 

Cuộc gọi đầu tiên đến từ chị Xuân, Kế toán trưởng:

–       Trang ơi, cái biểu mẫu kiểm soát chi phí theo dự án… mình cập nhật theo tuần hay theo giai đoạn công việc vậy em?

–       Tùy chị thấy hợp lý. Nhưng nếu chia theo giai đoạn thì dễ bám tiến độ hơn ạ.

–       Ừ. Chị tính thế mà sợ làm sai. Ai cũng nhìn vào chị.

Ngay sau đó là chị Hà – phòng Mua hàng:

–       Trang, cái mục ‘đánh giá nhà cung cấp’… phải cho điểm hả? Hay chỉ tick thôi nhỉ?

–       Tick cũng được, nhưng nếu chị ghi số điểm thì sau này dễ so sánh hơn.

–       Ờ. Mà hồi trước có ai làm đâu, chị sợ bị chê là rườm rà. 

Còn bên phòng Kỹ thuật thì không gọi. Họ… lặng lẽ làm sai. Tôi phát hiện ra khi nhận được một file “nhật ký bảo hành” được viết bằng tay, sau đó chụp ảnh và gửi qua Zalo. Tên khách hàng không ghi rõ, lý do lỗi chỉ ghi vắn tắt: “nghi có thể do nguồn điện”, mà không có bất kỳ kiểm tra nào kèm theo. Tôi lặng người trong 3 giây, rồi nhắn lại: “Anh Đạt ơi, cho em xin lại bản nhật ký kỹ thuật theo mẫu nhé. Bên em đã gửi trong email tuần trước đó ạ.” – “Ơ… anh tưởng cái đó chỉ thử nghiệm. Vẫn chưa áp dụng chính thức chứ?” – “Dạ, có áp dụng rồi anh. Từ tuần này là chạy thật. Đợt này đánh giá nội bộ ISO, nên cần đầy đủ hồ sơ thực tế ạ.” 

Câu nói đó như tháo chốt bình oxy. Tối hôm ấy, tôi nhận được 5 email liên tiếp từ 5 phòng ban, nội dung đều xoay quanh một chủ đề duy nhất: “Trang ơi, cho hỏi mẫu này mình điền thế nào cho đúng?” 

Có người bối rối thật. Có người giả vờ bối rối để được hướng dẫn lại, vì không dám thừa nhận là chưa đọc kỹ. Có phòng ban thì gửi file cũ, nhưng thêm một dòng ghi chú bên dưới: “Làm theo mẫu cũ vì mẫu mới… chưa được phổ biến chính thức nội bộ.” Tôi day mi tâm cười nhẹ. “Phổ biến nội bộ” nghe cứ như một nghi thức cổ xưa chưa được thực hiện vậy.

Và rồi, một điều khiến tôi bất ngờ là anh Trọng Đạt – Phó Giám đốc Kỹ thuật lại gọi cho tôi.

–       Trang này. Mai có thời gian không? Anh muốn em hỗ trợ trực tiếp anh em kỹ thuật 30 phút. Đừng training. Chỉ hướng dẫn nhanh cho tụi nó từng biểu mẫu thôi.

–       Dạ, được chứ anh. Em qua phòng anh nhé?

–       Ừ. Để tụi nó khỏi phải làm đại. Làm sai lần đầu, lần sau đỡ cản.

Tôi đến đúng hẹn. Buổi hướng dẫn nhỏ, nhưng hiệu quả. Tôi không giảng. Chỉ đưa mẫu, nói: “Đây là cái em muốn mọi người hiểu rõ nhất.” Rồi đưa ví dụ thật, hỏi họ: “Nếu là anh, chị, sẽ điền thế nào? Có gì thấy vướng?”

Cả đội ngồi im trong 3 phút. Rồi một kỹ sư trẻ nói khẽ: “Thực ra… dễ mà. Chỉ là… tụi em cứ sợ làm sai nên không dám làm.” 

Tôi mỉm cười.“Sai thì sửa. Không làm mới đáng sợ chứ.” 

Ngày hôm sau, tôi nhận đủ 100% biểu mẫu thử nghiệm từ tất cả các phòng. Không hoàn hảo. Nhưng rõ ràng hơn rất nhiều so với tuần trước. 

Và rồi, email từ chị Hương đến: “Em chuẩn bị slide đánh giá nội bộ nhé. Đoàn đánh giá ISO xác nhận tới vào tuần sau. Cố lên nhé! Dự án sắp chạm được mốc đầu tiên rồi đấy!” 

Tôi gập laptop lại, hít một hơi dài. Sắp tới… không còn là trò chơi biểu mẫu. Mọi thứ sẽ phải thật. Đúng. Và… kiểm chứng được.

Biểu mẫu đã bắt đầu được điền. Các phòng ban đã bắt đầu làm quen với cách vận hành mới. Nhưng khi email thông báo ‘đánh giá nội bộ’ xuất hiện, cả văn phòng lại khẽ nín thở. Vì khi ISO thực sự gõ cửa… ai mới là người thật sự run? Mời bạn đón đọc CHƯƠNG 8: ISO đến – Ai mới là người run?

————————

————————

Tham khảo các bài viết liên quan: