CHƯƠNG 4: Khi Những “Siêu Anh Hùng Thầm Lặng” Bắt Tay Với Quy Trình

Nếu ví một doanh nghiệp là một “biệt đội siêu anh hùng”, thì phòng Kỹ thuật chính là những “siêu anh hùng thầm lặng” đó. Cứ âm thầm làm việc, ít khi phản ứng, nhưng mà hễ đụng đến quy trình là… có khi khiến cả “biệt đội” phải dừng lại để xem xét lại đó. Và Công ty TNHH Công nghệ Nhật Hà đúng là có một “siêu anh hùng” như vậy – mang tên Nguyễn Trọng Đạt.

Tôi đến phòng kỹ thuật với thái độ hòa nhã hết sức, chiếc laptop sẵn sàng, trong đầu thì lẩm nhẩm câu thần chú: “Đừng nói từ ISO ngay lập tức, mà hãy nói về cách giúp công việc của họ hiệu quả hơn, đỡ vất vả hơn.”

Anh Đạt – Phó Giám đốc Kỹ thuật – đón tôi bằng ánh nhìn thẳng như thước thép vậy. Không gay gắt đâu, nhưng đủ để tôi biết: đây là một người làm việc nghiêm túc, nghĩ thật – và sẽ không dễ dàng chấp nhận nếu quy trình không gắn liền với thực tế công việc của họ đâu. Anh ấy là người cực kỳ thực tế.

“Em muốn tìm hiểu gì bên kỹ thuật?” – anh hỏi, không vòng vo gì sất, rất “đúng phong cách” của dân kỹ thuật.

“Em không tìm hiểu theo kiểu “kiểm tra” đâu anh. Em chỉ muốn cùng anh và team mình “vẽ lại” đúng cách bên mình đang làm thôi. Rồi từ đó, mình cùng nhau nghĩ xem có cách nào “upgrade” nó lên không, để mọi việc trôi chảy hơn đó anh.” – Tôi cười, nhẹ như sương mù giữa mùa hè vậy, cố gắng tạo không khí thoải mái nhất.

Buổi làm việc bắt đầu. Tôi không hỏi kiểu “bên anh có biểu mẫu không?” – vì tôi biết chắc sẽ nhận về ánh nhìn “em đùa à” đó. Thay vào đó, tôi hỏi về công việc thường ngày thôi, như kể chuyện vậy đó. Từng bước một:

“Khi có dự án mới, mình nhận yêu cầu kiểu gì anh?”

“Kinh doanh gửi mail. Nhiều lúc cũng chỉ nói miệng thôi, nhưng bọn anh nắm được hết à. Anh em tự hiểu ý nhau mà.”

“Rồi mình khảo sát ra sao anh?”

“Kỹ sư đi hiện trường. Mỗi người có sổ ghi riêng. Quan trọng là nắm được vấn đề và đưa ra giải pháp.”

“Thông tin có được đưa lại cho kế hoạch triển khai không ạ?”

“Thường là… có. Nhưng không theo mẫu cố định đâu em. Chủ yếu là bọn anh trao đổi trực tiếp với nhau. Ai cần thì hỏi.”

Mỗi câu trả lời đều… không sai. Nhưng lại hé lộ một điều: đội ngũ Kỹ thuật đang vận hành cực kỳ hiệu quả dựa vào kinh nghiệm cá nhân và khả năng phối hợp “như ý”, không quá dựa vào hệ thống văn bản. Điều này rất tuyệt, nhưng đôi khi sẽ có những “điểm mù” nếu không được chuẩn hóa lại đó. Kiểu như một chiếc xe đua rất nhanh, nhưng cần bộ phanh chuẩn hơn để an toàn tuyệt đối và dễ dàng cho người mới lái ấy.

Và đúng lúc tôi định chuyển chủ đề thì anh Đạt đột ngột hỏi:

“Trang này, em định đưa mẫu biểu nào áp cho bọn anh vậy? Liệu có phức tạp thêm không?”

Tôi dừng lại một chút, để chắc chắn mình sẽ trả lời thật thấu đáo. Và đáp chậm rãi:

“Không mang gì sẵn cả đâu anh. Em muốn cùng anh và team mình vẽ lại cách bên anh đang làm, từng bước một. Rồi từ đó, mình cùng nhau thiết kế ngược các mẫu biểu sao cho phù hợp nhất với thực tế công việc của mình. Nếu không sát thực tế, mẫu có đẹp đến mấy cũng thành… “data rác” thôi anh ạ. Mà em thì không muốn làm mấy cái vô ích đâu.”

Chắc anh không chờ câu trả lời kiểu đó. Anh mỉm cười. Nhẹ thôi. Nhưng là một cái gật đầu có giá trị hơn bất cứ chữ “ok” nào trong mail đó, vì nó thể hiện sự tin tưởng.

Tôi đề xuất một buổi họp nhỏ với cả đội kỹ thuật, không phải để “lên lớp” mà để “brainstorm” cùng nhau.

Trên bảng trắng, tôi vẽ ra luồng công việc y như một chuyến đi công tác đường dài vậy đó: nhận yêu cầu – khảo sát – thiết kế – triển khai – chạy thử – bàn giao – bảo hành.

Cứ mỗi bước, tôi hỏi:

“Mọi người đang làm bước này thế nào? Có khó khăn gì không? Có gì mình làm tốt rồi mà muốn “khoe” không? Có gì muốn thay đổi để công việc “nhẹ nhàng” hơn không?”

Cả phòng bắt đầu nói. Không khí phòng họp tăng lên nhẹ. Không phải do mâu thuẫn đâu. Mà vì họ được quyền nói lên những điều họ đang trăn trở, những điều họ mong muốn được cải thiện – mà không bị buộc phải thay đổi theo một thứ xa lạ đó.

Chúng tôi kết thúc buổi họp bằng một bản nháp sơ đồ quy trình kỹ thuật mới. Không bóng bẩy gì sất. Nhưng lần đầu tiên, tôi thấy trong mắt anh Đạt có chút nhẹ nhõm, một vẻ “cởi mở” hơn rất nhiều.

“Cũng không đến nỗi tệ nhỉ. Hóa ra là mình vẫn đang làm như thế này mà chưa gọi tên.” – anh nói, như tự nhủ, và tôi biết đó là một lời khen ngầm rồi.

“Chưa xong đâu anh. Mới vẽ thôi. Còn phần… ‘đo lường hiệu quả’ nữa đó anh. Cái này mới là phần hay đó.”

“Ý em là… KPI hả?” – Anh hỏi, giọng có vẻ hơi… “giật mình” một chút, kiểu đã nghe nhiều rồi nhưng chưa “ngấm”.

“Vâng. Phần tiếp theo tôi làm việc cùng chị Hương. Nhưng sẽ có liên quan trực tiếp đến kỹ thuật đó anh. Em nghĩ sẽ rất hay đó, giúp mình thấy rõ hơn những đóng góp của team.”

Anh Đạt im lặng. Ánh mắt không gay gắt. Nhưng sâu hơn lúc đầu, kiểu đang “scan” thông tin vậy. Tôi hiểu ánh mắt ấy – nỗi lo mơ hồ của những người giỏi chuyên môn nhưng luôn thấy khó chịu khi bị “đong đếm” bằng con số, cứ như bị đưa lên bàn cân vậy đó. Nhưng tôi tin, anh ấy là người rất công tâm và sẽ hiểu.

Tối đó, tôi gửi chị Hương bản mô tả quy trình kỹ thuật mới – phiên bản “dễ hiểu – dễ nuốt” đó. Chị nhắn lại:

“Ổn đó em. Nhớ chuẩn bị luôn phần KPI kỹ thuật. Sắp tới chắc… có vài buổi ‘đàm đạo sâu sắc’ đó.”

Tôi nhìn dòng tin nhắn mà mỉm cười. Bước tiếp theo sẽ không chỉ là về kỹ thuật nữa đâu. Mà là về những con số “biết nói”.

Và không phải ai cũng thích được đưa lên bàn cân – kể cả khi họ biết mình không hề “nhẹ” đâu. Nhưng tôi tin, khi mọi thứ rõ ràng và công bằng, ai cũng sẽ thấy nó đáng giá.

Khi những ‘siêu anh hùng thầm lặng’ đã cùng nhau vẽ lại bức tranh vận hành của phòng Kỹ thuật, tôi biết mình còn một việc quan trọng hơn đang chờ phía trước: giúp họ – và cả công ty – nhìn thấy được giá trị của từng đóng góp, từng nỗ lực, bằng một thứ công cụ không phải để ‘so sánh’, mà để ‘gọi tên’. Mời bạn đón đọc

CHƯƠNG 5: KPI – “Thước Đo Yêu Thương”, để mọi nỗ lực đều có tên

————————

————————

Tham khảo các bài viết liên quan: