Chương 10 – Khi Hổ mọc thêm cánh

Khởi động

Trong thế giới của các công ty công nghệ SME, có một nghịch lý tôi thường bắt gặp: kế toán thì đã số hóa mượt mà, nhưng các bộ phận khác vẫn lúng túng với những mảnh ghép rời rạc: Excel, email, Zalo, chưa thể hòa nhịp. Công ty TNHH Công nghệ Nhật Hà, dù là một “tay chơi” công nghệ, nhưng là ở mảng dịch vụ chính họ cung cấp thôi, chứ trong quản lý công việc hàng ngày thì cũng không thoát khỏi vòng xoáy này.

Một buổi sáng đầu tháng, ánh nắng len qua cửa kính văn phòng, tôi ghé văn phòng Nhật Hà với ý định chúc mừng chị Xuân, Kế toán trưởng,  vì hoàn thành báo cáo tháng đầu tiên theo quy trình chuẩn hóa. Từ tới đã gặp chị Mai – phụ trách HCNS, ôm một chồng biểu mẫu in giấy, mặt mày nhăn nhó như vừa chạy marathon từ phòng họp về.

–       Trang ơi, quy trình ‘Nghiệm thu nội bộ’ chạy rồi, nhưng chị mệt lắm! – chị thở dài. Mỗi lần phải in bốn tờ, chạy qua ba phòng ban xin chữ ký. Ký xong, người giữ bản gốc, người lưu bản mềm, cuối cùng chị chẳng biết cái nào mới là tài liệu chính thức.

Chưa kịp trả lời, tôi nghe anh Minh Long, Trưởng phòng Kinh doanh, từ phòng bên vọng ra, giọng đầy bực dọc:

–       Mai ơi, báo cáo tháng sao giờ anh chưa nhận được?

–       Anh bảo em tuần này gửi, mà hôm nay mới thứ 4 thôi mà. Giọng Mai đáp đầy tự tin.

Tôi thấy anh Long bước ra khỏi vòng gương mặt đầy phiền muộn, đoán chắc lại đau đầu về khâu giao việc đây mà.

Tôi đem chuyện chat qua với chị Hương, thật trùng hợp, chị cũng có ý định giống tôi. Chị gọi thẳng qua:

–       Hệ thống quy trình mới thì việc “chạy bằng cơm” rất cần thiết để quy trình thực sự đi vào thực tế để anh em họ “cảm” được từng bước. Giờ anh em quen rồi và phát hiện ra bất cập thì đến lúc cần chuyển đổi số rồi.

–       Vâng chị, em cũng tính thế!

–       Chị sẽ trao đổi thêm với anh Tuấn, mình tư vấn thêm cho anh ấy chuyển đổi số. Em chia sẻ thêm với các bạn bên đó, để triển khai cho thuận tiện nhé.

–       Dạ, em hiểu rồi ạ!

Cúp máy, tôi ngước lên hỏi chị Mai:

–       Chị, Nhật Hà mình đang dùng phần mềm kế toán MISA rồi, đúng không?

–       Ừ, bên chị dùng mấy năm nay, thấy bên kế toán bảo chạy ổn.

–       Vậy giờ mình mở rộng sang AMIS, cũng của MISA, tích hợp được hết đấy. Có phân hệ ‘Giao việc’ và ‘Quy trình’, làm online, khỏi in giấy, khỏi chạy lòng vòng xin ký.

Chị Mai nhíu mày, ánh mắt thoáng lo lắng:

–       Bên chị không ngại dùng phần mềm, nhưng giờ mỗi bộ phận dùng một kiểu: người Excel, người Zalo, người email. Làm sao để đồng bộ được hết?

Tôi gật đầu, giải thích:

–       Những hệ thống như AMIS sinh ra để giải quyết chuyện đó. Bên em cũng đã tư vấn chuyển đổi số cho nhiều bên rồi. Khách cơ bản đều nhận xét phần mềm thân thiện, logic rõ ràng, kiểu ‘ai làm bước nào thì hệ thống hiện bước đó’. Quan trọng là mọi thứ chạy trên một nền tảng duy nhất, kết nối thẳng với MISA kế toán mà chị đang dùng. Dữ liệu đồng bộ, không còn phân mảnh, giúp Nhật Hà tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.

Tôi ngừng một chút, nhấn mạnh:

–       Hơn nữa, Nhật Hà đang mở rộng quy mô, đúng không? Nếu không có một hệ thống tổng thể, các quy trình rời rạc sẽ sớm trở thành nút thắt, cản trở tốc độ phát triển của công ty.

Chị nhìn tôi, lẩm bẩm như đang hình dung:

–       Ừ… nếu đồng bộ được thì chắc chắn gọn hơn, đỡ giấy tờ với lưu file lộn xộn như hiện giờ…

 Khảo sát và triển khai

Vậy là sau 2 tuần trao đổi và nghiên cứu, iBPO bắt tay vào hành trình “chắp cánh” cho Nhật Hà, đưa toàn bộ quy trình nội bộ lên AMIS. Nhưng trước khi triển khai, chúng tôi cần chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo mọi thứ trơn tru.

Đầu tiên, đội iBPO tổ chức một buổi khảo sát toàn diện với các phòng ban của Nhật Hà. Chúng tôi ngồi cùng anh Tuấn – CEO, chị Mai, anh Minh Long – Trưởng phòng Kinh doanh, chị Xuân – Kế toán trưởng. Mục tiêu là hiểu rõ các quy trình hiện tại, điểm nghẽn, và kỳ vọng của từng bộ phận. Chị Mai muốn giảm giấy tờ, anh Long cần theo dõi tiến độ công việc nhanh chóng, còn chị Xuân mong báo cáo kế toán được liên kết với các quy trình khác.

Sau khảo sát, chúng tôi lập kế hoạch triển khai:

  • Tuần 1: Tùy chỉnh AMIS để phù hợp với quy trình ISO hiện có của Nhật Hà.
  • Tuần 2: Chuyển đổi dữ liệu từ Excel và các nguồn khác sang AMIS, đảm bảo không mất thông tin.
  • Tuần 3: Tổ chức hai buổi đào tạo cho nhân viên, tập trung vào phân hệ Giao việc và Quy trình, với các tình huống thực tế từ Nhật Hà.
  • Tuần 4: Chạy thử nghiệm song song, để nhân viên vừa dùng AMIS vừa duy trì cách làm cũ, nhằm giảm rủi ro sai sót

Trong toàn bộ quá trình này, Nhật Hà còn có một “trợ thủ” đắc lực từ chính MISA: chị Nguyễn Thị Thanh Thủy – Giám đốc Kinh doanh sản phẩm AMIS.
Chị Thủy không chỉ tham gia ở vai trò cố vấn, mà còn trực tiếp cùng tôi và chị Hương ngồi xuống với từng phòng ban, lắng nghe, giải thích, và chỉnh sửa từng tính năng theo nhu cầu thực tế của Nhật Hà.

Tôi nhớ buổi đầu tiên đào tạo đội ngũ: phòng họp chật kín, ai cũng nhìn màn hình như đang đối diện với một thế giới xa lạ. Chị Thủy mỉm cười, nói rất giản dị:

– “Cứ xem AMIS như một người đồng nghiệp mới.
Người này không biết cà phê, không tám chuyện, nhưng rất giỏi việc – giao gì, nhớ đó; nhắc hạn, báo tiến độ, lưu hồ sơ không sót. Và đặc biệt, không bao giờ than mệt.”

Cách nói ấy làm cả phòng bật cười, bầu không khí lập tức bớt căng.
Chị Thủy đi từng bước, lấy chính dữ liệu thật của Nhật Hà để minh họa: từ một cơ hội kinh doanh đang đàm phán, đến một dự án kỹ thuật cần theo sát timeline. Nhờ vậy, nhân viên không còn cảm giác “học phần mềm”, mà thấy mình đang… làm việc theo cách mới.

Chị Mai sau buổi học thốt lên:

– “Em tưởng dùng phần mềm là rắc rối thêm. Ai ngờ có chị Thủy hướng dẫn, thấy mọi thứ hợp lý, dễ làm, còn nhanh hơn trước.”

Cũng nhờ sự hỗ trợ nhiệt tình của chị Thủy, chỉ sau vài tuần, AMIS đã hòa vào nhịp vận hành của Nhật Hà, không còn là “công cụ mới”, mà thực sự trở thành xương sống số cho hệ thống ISO đã chuẩn hóa.

Áp dụng AMIS quy trình

Triển khai chính thức bắt đầu với phân hệ Quy trình, nơi chúng tôi số hóa các quy trình ISO đã chuẩn hóa. Mỗi bước được dựng trên AMIS, với gợi ý thông minh từ AI: từ khởi tạo, xét duyệt, đến phối hợp giữa các bộ phận, kèm mốc thời gian rõ ràng. Chị Mai, sau một buổi demo, tròn mắt thốt lên:

–       Ủa, nó làm gần hết cho mình rồi Trang ơi! Như có một cô thư ký thông minh trong máy vậy!

Áp dụng AMIS công việc

Tiếp theo là triển khai đến  phân hệ Giao việc. Anh Minh Long, vốn nổi tiếng với biệt danh “vua giao miệng”, ban đầu vẫn quen gọi điện nhắc nhân viên. Nhưng chỉ sau vài ngày dùng AMIS, đội của anh đã “phản đòn”:

–       Sếp ơi, em cập nhật trên AMIS rồi, anh check đi!

Anh Long kể lại, vừa cười vừa gãi đầu:

–       Hồi đầu anh thấy hơi phiền, cứ quen giao việc trực tiếp. Nhưng giờ anh thấy ai đang làm gì, trễ bao lâu, mà thích nhất là không phải nhắc đi nhắc lại. Hệ thống tự làm việc đó giùm anh!

Riêng với phần quản lý dự án của phòng kỹ thuật thì quả thật Giao việc của AMIS đã đỡ cho họ cả một quả núi. Tôi nhớ lại hôm đầu khi hướng dẫn về phân hệ Giao việc, anh Đạt – Phó Giám đốc Kỹ thuật – tìm tôi, ánh mắt vừa háo hức vừa hơi lo lắng, như người sắp thử một món ăn lạ:

–       Trang ơi, bên anh có thể dùng AMIS để quản lý dự án kỹ thuật không? Mấy hợp đồng đang chạy song song, mà cập nhật qua Zalo rồi copy vào file tổng hợp thì rối lắm. Tuần trước, suýt sót một hạng mục giao hàng chỉ vì tin nhắn bị trôi!

Tôi mỉm cười, gật đầu:

–       Quá được ấy chứ anh! AMIS có thể tùy chỉnh để quản lý dự án, chia nhỏ đầu việc, gắn thời hạn, và liên kết giữa các bộ phận. Để em cùng anh thử dựng một dự án mẫu xem sao.

Chúng tôi bắt tay vào việc, chọn một dự án thực tế của đội kỹ thuật để thử nghiệm trên AMIS. Quy trình được chia thành các giai đoạn rõ ràng:

·   Khảo sát hiện trường

·   Lên phương án kỹ thuật

·   Trình phê duyệt

·   Giao hàng

·   Lắp đặt

·   Nghiệm thu

Mỗi bước được gắn người phụ trách, thời hạn cụ thể, và các mốc phối hợp với các bộ phận khác như mua hàng, kho, và kế toán. Giao diện AMIS hiển thị mọi thứ như một dòng chảy: ai làm gì, khi nào xong, và nếu có gì vướng mắc, hệ thống sẽ tự động gửi cảnh báo.

Kết quả là, chỉ sau một tháng, đội kỹ thuật của anh Đạt lần đầu tiên bàn giao toàn bộ dự án đúng tiến độ, không thiếu một hạng mục nào, không còn cảnh “alo đuổi nhau” từng giờ như trước. Anh Đạt, người hiếm khi khen cái gì, đã kể lại, giọng pha chút hài hước:

–       Anh thấy ổn đấy.Trước đây, làm gì cũng phải gọi nhau: ‘Ê, tới đoạn em chưa?’, ‘Ai giữ bản vẽ rồi?’, ‘Sếp ký chưa?’ Giờ thì mở AMIS ra, nhìn cái timeline là biết ngay – việc đang ở đâu, vướng chỗ nào, ai chưa làm. Đỡ đau đầu hẳn!

Bên Kinh doanh cũng thở phào nhẹ nhõm. Một anh trong đội chia sẻ, giọng đầy cảm khái:

–       Trước kia, mỗi lần khách gọi nhắc là cả phòng đổ lỗi qua lại, không biết vấn đề nằm ở đâu. Giờ thì AMIS cho thấy rõ: việc nào đang trễ, lỗi do ai, xử lý thế nào. Cãi nhau ít đi, làm việc hiệu quả hơn.

Tôi nhận ra, số hóa quy trình đã là một bước tiến lớn, nhưng đưa quản lý dự án kỹ thuật lên AMIS mới thực sự là cú hích. Nó không chỉ giúp Nhật Hà vận hành mượt mà hơn, mà còn nâng tầm chất lượng dịch vụ. Khách hàng giờ đây không chỉ thấy một Nhật Hà giỏi về kỹ thuật, mà còn ấn tượng với một Nhật Hà quản trị bài bản, minh bạch, và đáng tin cậy.

Khi các quy trình nội bộ đã vào guồng, đội kỹ thuật đã có công cụ theo dõi tiến độ dự án, chị Hương quay sang hỏi Minh Long – Trưởng phòng Kinh doanh – một câu khiến cả phòng họp im vài giây:

–       Mình đã làm bao nhiêu dự án rồi, nhưng… có đang theo dõi sát tiến độ xử lý từng cơ hội kinh doanh không?

–       Ý chị là…?” –  Minh Long chớp mắt.

–       Ví dụ: khách nào đã gửi yêu cầu, ai đang phụ trách báo giá, tới giai đoạn nào rồi, còn đang đàm phán ở đâu, có ai bị bỏ sót không?

Minh Long im lặng. Rồi anh thú thật:

–       Hiện tại tụi em vẫn theo dõi bằng Excel. Có danh sách khách, dự án, nhưng… không cập nhật sát từng giai đoạn. Mà nhiều khi khách hỏi lại, người theo sát nghỉ rồi, thì… mò lại email cũ thôi.

Áp dụng AMIS CRM

Tôi gật đầu:

–       Vậy là tới lúc Nhật Hà cần CRM rồi, để quản lý khách dự án, theo dõi đầu mối, và không bỏ sót bất kỳ cơ hội nào.

Chúng tôi bắt đầu triển khai phân hệ AMIS CRM, kết nối ngay với các dữ liệu hiện có trong hệ thống AMIS mà Nhật Hà đã dùng.

Toàn bộ thông tin khách hàng được nhập lên hệ thống, từ thông tin người liên hệ chính, bộ phận phụ trách, cho tới lịch sử báo giá, trao đổi, đàm phán. Từng giai đoạn xử lý từng cơ hội kinh doanh: tiếp cận –  gửi hồ sơ – demo – chờ phê duyệt – ký hợp đồng được thể hiện rõ ràng.

Từ đó, mỗi sáng, Minh Long chỉ cần mở dashboard là biết: Có bao nhiêu cơ hội đang chờ báo giá, Dự án nào đang đàm phán quá lâu. Khách hàng nào lâu không tương tác, cần nhắc follow-up

Không ai còn cảnh: “Ủa, khách. Mình đã làm bao nhiêu dự án rồi, nhưng… có đang theo dõi sát tiến độ xử lý từng cơ hội kinh doanh không? A có ai theo không?”, “Anh hình như gửi rồi, mà quên check lại…”, “Cái này em nhớ là anh Dũng phụ trách mà ảnh nghỉ rồi?”

Minh Long thừa nhận:

– CRM giúp tụi em rõ việc, không phụ thuộc vào trí nhớ ai nữa. Có khách chưa chốt được, nhưng tụi em theo kịp luồng không để ‘trôi sông’ mất cơ hội.

Tôi nhìn hệ thống CRM của Nhật Hà – đơn giản, đúng nhu cầu, không màu mè.

Không phải để “chốt nhanh” như mấy bên bán lẻ mà để quản lý chắc, không để lọt khách, và đảm bảo chất lượng tiếp cận B2B đúng chuẩn mực.

Khi quản trị nội bộ, giao việc và dự án đã vào guồng, câu chuyện vẫn chưa dừng lại ở đó.

Chương cuối chính là lúc Nhật Hà lột xác: từ công ty nhỏ, vươn mình với một hệ thống quản trị lớn.

Chương Cuối – Một Công Ty Nhỏ, Một Hệ Thống Lớn

————————

————————

Tham khảo các bài viết liên quan: