Có thời điểm, mỗi tối tôi phải mở lại hàng chục email, tin nhắn và file báo cáo chỉ để kiểm tra một đầu việc đang bị tắc ở đâu.

Bộ phận kinh doanh cho rằng đã bàn giao thông tin. Vận hành nói chưa nhận đủ dữ liệu. Kế toán chờ xác nhận từ sales, trong khi khách hàng liên tục yêu cầu cập nhật tiến độ.

Mỗi sự cố phát sinh đều có lý do hợp lý. Nhưng càng xử lý, tôi càng nhận ra doanh nghiệp đang rơi vào một trạng thái nguy hiểm hơn: không ai thực sự nhìn thấy toàn bộ luồng vận hành.

Thời điểm đó, tôi từng cho rằng vấn đề nằm ở nhân sự. Tôi nghĩ đội ngũ thiếu trách nhiệm, quản lý cấp trung chưa đủ khả năng kiểm soát và các phòng ban chưa chủ động trong phối hợp công việc.

Tuy nhiên, sau gần 3 năm trực tiếp rà soát quy trình, phân tích các điểm nghẽn và theo dõi cách công việc di chuyển giữa các bộ phận, tôi nhận ra vấn đề lớn nhất không nằm ở con người mà nằm ở hệ thống vận hành.

Khi doanh nghiệp tăng trưởng nhanh hơn năng lực quản trị

Đây là tình trạng phổ biến ở nhiều doanh nghiệp Việt Nam trong giai đoạn mở rộng quy mô.

Doanh thu tăng nhanh, số lượng nhân sự liên tục mở rộng, phòng ban được bổ sung theo tốc độ tăng trưởng kinh doanh. Tuy nhiên, phía sau sự phát triển đó, hệ thống vận hành lại chưa được chuẩn hóa tương ứng.

Trong giai đoạn đầu, doanh nghiệp vẫn có thể vận hành dựa trên sự sát sao của founder, trao đổi trực tiếp, kinh nghiệm của nhân sự lâu năm và khả năng xử lý linh hoạt giữa các bộ phận.

Tuy nhiên, khi quy mô bắt đầu lớn hơn, mô hình quản lý kiểu “nhóm nhỏ” dần bộc lộ giới hạn.

Một yêu cầu của khách hàng có thể đi qua nhiều phòng ban nhưng không có đầu mối chịu trách nhiệm xuyên suốt. Dữ liệu nằm rải rác ở email, file nội bộ và các nhóm trao đổi riêng. Mỗi bộ phận theo dõi tiến độ theo một cách khác nhau, khiến thông tin dễ bị đứt gãy trong quá trình phối hợp.

Từ thời điểm đó, doanh nghiệp bắt đầu xuất hiện một loại chi phí rất khó nhìn thấy: chi phí phối hợp nội bộ.

Quản lý mất nhiều thời gian để truy xuất thông tin. Các cuộc họp tăng lên nhưng tốc độ xử lý không cải thiện tương ứng. Nhân sự liên tục phải xác nhận lại trạng thái công việc với nhau. Founder dần trở thành điểm trung chuyển thông tin giữa các phòng ban.

Đây là dấu hiệu điển hình của một tổ chức đang tăng trưởng nhanh hơn năng lực vận hành của chính mình.

Nhiều doanh nghiệp nghĩ mình thiếu người giỏi, nhưng thực tế họ thiếu một hệ thống đủ rõ ràng

Một trong những sai lầm phổ biến của doanh nghiệp là cố giải quyết vấn đề vận hành bằng cách bổ sung thêm nhân sự.

Chậm tiến độ thì tuyển thêm người. Thiếu kiểm soát thì thêm cấp quản lý. Phối hợp chưa hiệu quả thì tăng họp.

Tuy nhiên, nếu luồng vận hành không được thiết kế rõ ràng, bộ máy càng lớn sẽ càng khó kiểm soát.

Bởi vấn đề cốt lõi không nằm ở số lượng nhân sự mà nằm ở việc trách nhiệm chưa được xác định theo quy trình, dữ liệu chưa được đồng bộ và công việc vẫn phụ thuộc quá nhiều vào trí nhớ hoặc kinh nghiệm cá nhân.

Trong nhiều doanh nghiệp, quản lý đang dành phần lớn thời gian để truy vết công việc thay vì quản trị hiệu suất. Họ phải liên tục kiểm tra tiến độ, xác nhận đầu mối xử lý và tìm nguyên nhân khi phát sinh lỗi vận hành.

Điều này khiến toàn bộ tổ chức vận hành theo kiểu phản ứng tình huống thay vì kiểm soát bằng dữ liệu thời gian thực.

Ảnh minh họa về sơ đồ quy trình

Một doanh nghiệp không thể mở rộng bền vững nếu toàn bộ hoạt động phụ thuộc vào một vài cá nhân chủ chốt

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang vận hành dựa trên kinh nghiệm của một số cá nhân quan trọng.

Một trưởng phòng nắm toàn bộ logic xử lý công việc. Một nhân sự lâu năm ghi nhớ gần như toàn bộ quy trình phối hợp. Một quản lý vận hành dành nhiều giờ mỗi ngày để nhắc việc và kết nối thông tin giữa các bộ phận.

Trong ngắn hạn, mô hình này vẫn có thể tạo ra tăng trưởng. Tuy nhiên, về dài hạn, đây là dạng tăng trưởng phụ thuộc cá nhân và rất khó mở rộng bền vững.

Khi khối lượng công việc tăng mạnh, số lượng dự án nhiều hơn hoặc nhân sự chủ chốt rời đi, các điểm nghẽn vận hành sẽ bắt đầu bộc lộ rõ rệt. Doanh nghiệp lúc đó không chỉ đối mặt với vấn đề hiệu suất mà còn đứng trước rủi ro mất kiểm soát vận hành.

Quản trị hiện đại không còn là quản lý con người mà là thiết kế hệ thống vận hành

Sau nhiều năm quan sát hoạt động doanh nghiệp, tôi nhận ra một tổ chức trưởng thành không thể tiếp tục vận hành dựa trên trí nhớ của quản lý, sự theo sát của founder hay kinh nghiệm cá nhân của một vài nhân sự lâu năm.

Khi quy mô tăng lên, doanh nghiệp buộc phải chuyển từ mô hình điều hành dựa trên con người sang mô hình vận hành dựa trên hệ thống.

Điều đó đồng nghĩa với việc quy trình cần được chuẩn hóa, trách nhiệm phải được minh bạch, luồng xử lý cần được thiết kế xuyên suốt giữa các phòng ban và dữ liệu vận hành phải được cập nhật liên tục theo thời gian thực.

Khi hệ thống đủ rõ ràng, doanh nghiệp không chỉ giảm áp lực quản lý mà còn tạo ra khả năng mở rộng bền vững hơn.

Bởi cuối cùng, năng lực thực sự của một doanh nghiệp không nằm ở việc sở hữu bao nhiêu nhân sự giỏi, mà nằm ở khả năng biến năng lực cá nhân thành một hệ thống có thể phối hợp, kiểm soát và vận hành ổn định khi tổ chức tiếp tục phát triển.

————————

Nếu bạn cần xây dựng quy trinh và triển khai ISO cho doanh nghiệp của bạn, iBPO sẵn sàng đồng hành!

Công ty cổ phần IBPO – Nâng tầm quản trị doanh nghiệp

Website: https://ibpo.vn

Linkedin: https://www.facebook.com/iBPO.Dichvuquytrinh/

Email: contact@ibpo.vn – maibtt.ibpo@gmail

Hotline: 0392693268 – 0909110282

————————

Tham khảo các bài viết liên quan: