CHƯƠNG 2: “Check-up” – Nhìn thấu để bắt bệnh

(Người kể chuyện: Trang – Điều phối viên dự án, người có “siêu năng lực” nhìn thấu “ruột gan” doanh nghiệp và luôn tìm ra điểm sáng, gốc Hà Nội xịn!)

Làm cái nghề tư vấn hệ thống này, tôi có một khả năng đặc biệt: chỉ cần ngồi ở quầy lễ tân 5 phút là tôi đã có thể cảm nhận được “tần số” vận hành của công ty đó như thế nào rồi. Và Công ty TNHH Công nghệ Nhật Hà, nói thật là không làm tôi thất vọng một tẹo nào luôn, theo một cách rất… thú vị đó. Kiểu như một ban nhạc toàn người chơi hay, nhưng chưa tìm được nhạc trưởng ấy.

Văn phòng sáng choang, bàn ghế gọn gàng, nhân viên thì lịch sự khỏi nói – đúng chuẩn một công ty công nghệ năng động. Cơ mà, chỉ cần mở file dự án ra là thấy… mỗi người một file Excel, mỗi phòng ban một “cách chơi”. Có phòng thì dùng Google Sheet hiện đại, phòng khác thì vẫn trung thành với… máy in và ghi chép tay. Đúng kiểu “đa hệ điều hành” luôn đó, nghe thì sôi động đó, nhưng đôi khi hơi khó để “mix nhạc” thành một bài hát hoàn chỉnh.

Tôi bắt đầu “cuộc du hành” thân mật khám phá các phòng ban, với phương châm: lắng nghe là vàng, đặt câu hỏi là kim cương. Tôi muốn hiểu cách họ đang vận hành một cách tự nhiên nhất.

1. Điểm đến đầu tiên: Phòng Kinh doanh, nơi của những nụ cười thân thiện và quy trình “cảm ứng”

Anh Trần Minh Long – Trưởng phòng Kinh doanh – tiếp tôi bằng nụ cười thân thiện hết sức, nhưng cũng không giấu được chút “thận trọng” khi nhắc đến từ “quy trình” đâu. Anh ấy rất giỏi giao tiếp với khách hàng, tôi nhìn là biết ngay.

“Bên em cũng có quy trình chào giá đó chị, nhưng hiện tại chủ yếu là theo từng loại khách hàng. Có mẫu cơ bản, nhưng tụi em linh động thêm tùy tình huống, chị ạ.”

“Vậy khi điều chỉnh giá hoặc thay đổi cấu hình sản phẩm thì ai là người “chốt” cuối cùng anh?” – Tôi hỏi, cố gắng dùng từ dễ hiểu nhất.

“Thường thì em duyệt trước, rồi gửi qua mail hoặc trao đổi miệng với anh Tuấn. Nếu ổn thì gửi khách luôn chị.”

Tôi gật nhẹ. Ghi chú ngay vào sổ: “Mọi người rất linh hoạt và xử lý nhanh gọn, nhưng có lẽ cần thêm một “check-list” nhỏ để đảm bảo mọi thông tin đều được “đóng gói” hoàn chỉnh và dễ dàng truy xuất sau này. Kiểu như có một cái “bảng điều khiển” chung ấy.” Tạm gọi là “quy trình cảm ứng” cho nó… thời thượng!

2. Chuyển cảnh: Phòng Kỹ thuật, nơi của những con người nguyên tắc và hệ thống đang… chờ được “kết nối”

Gặp anh Nguyễn Trọng Đạt – Phó Giám đốc Kỹ thuật – là tôi phải tự điều chỉnh “tần số” giọng nói liền. Anh này là người nguyên tắc, làm việc rõ ràng, không thích vòng vo đâu. Sau vài phút giới thiệu, tôi đi thẳng vào vấn đề, nhưng vẫn giữ thái độ gợi mở:

“Anh Đạt ơi, bên mình đã có một bộ khung để triển khai và bảo hành chính thức chưa ạ? Mình có cách nào theo dõi nhật ký kỹ thuật và tình trạng thiết bị một cách tập trung không anh?”

“Có khung rồi em. Từng dự án có nhật ký riêng, đội kỹ thuật cập nhật tay. Nhưng chưa có mẫu thống nhất. Cũng chưa có hệ thống cảnh báo tự động nếu quá thời gian phản hồi.”

“Mình có lưu lại lý do các sự cố để sau này phân tích không anh?”

“Có chứ, nhưng phân tán lắm. Mỗi người tự tổng hợp. Chưa gom vào một nơi đâu em ạ. Hơi vất vả khi muốn tìm lại.”

Tôi không thấy có “lỗi” nào ở đây cả, chỉ thấy một điều rất quen thuộc: các anh rất giỏi chuyên môn, nhưng cái hệ thống quản lý thì chưa được “cá nhân hóa” để phù hợp với tốc độ làm việc của các anh thôi. Đây là cơ hội để cùng nhau tối ưu hóa đó nha. Kiểu như một chiếc xe đua rất nhanh, nhưng cần bộ phanh chuẩn hơn để an toàn tuyệt đối.

3. Phòng Kế toán, nơi của những dòng tiền “đang kể chuyện riêng”

Chị Phạm Thanh Xuân – Kế toán trưởng – tiếp tôi bằng một phong thái chậm rãi, từ tốn, nhưng cực kỳ rõ ràng nha. Chị này là người hiểu sếp, hiểu tiền, và còn hiểu cả… những “câu chuyện” đằng sau các con số nữa. Chị ấy rất cẩn trọng và tỉ mỉ.

“Thật ra bên chị đã cố gắng chuẩn hóa dòng tiền rồi. Nhưng khi quy trình chưa thống nhất từ đầu, mỗi lần thanh toán là mỗi lần tụi chị phải hỏi lại từ đầu đó em, cứ như đang chơi ‘đuổi hình bắt chữ’ vậy đó. Hơi mất thời gian.”

“Chị có gặp khó khăn trong việc theo dõi chi phí từng dự án không ạ?”

“Khó nhất là thiếu dữ liệu từ các phòng ban khác. Kỹ thuật bàn giao không đồng nhất, kinh doanh thì không ghi chi tiết đủ. Tụi chị toàn phải ‘nhờ vả’ các bạn ấy thôi. Có khi phải đợi mấy ngày mới đủ thông tin.”

4. Trạm dừng đặc biệt: Phòng Hành chính – Nhân sự, nơi của những trái tim nồng ấm và quy trình “tiện tay”

Chị Nguyễn Thị Ngọc Mai – phụ trách HCNS – là người dễ mến, niềm nở, luôn mời nước, mời bánh, thậm chí còn mời cả quýt lụi nữa chứ. Tôi quý chị lắm, nhưng đồng thời cũng hiểu rõ: chị và đội ngũ cần một chút “cập nhật” về phần “quản trị nhân sự hiện đại” để mọi thứ được hệ thống hóa hơn, đỡ vất vả cho chị.

“Chị ơi, quy trình tuyển dụng – đào tạo – nghỉ việc bên mình có bản chính thức chưa ạ?”

“Có form đấy, nhưng nói thật nhiều cái vẫn làm theo thói quen trước giờ. Quy trình thì chị có tổng hợp rồi, nhưng chưa biết đã chuẩn chỉnh theo biểu mẫu ISO chưa nữa em.”

“Thế việc đánh giá thử việc, KPI các bộ phận, ai là người tổng hợp hả chị?”

“Hiện giờ chị theo dõi bằng sổ, rồi chuyển số liệu qua cho chị Xuân đó em. Chưa có phần mềm hoặc biểu mẫu chung đâu. Thi thoảng cũng bị nhầm lẫn.”

Tôi gạch thêm một dòng trong sổ: “HCNS có thừa nhiệt huyết và sự quan tâm, chỉ cần thêm cấu trúc để phát huy tối đa thôi. Giúp chị Mai đỡ vất vả hơn nhiều.”

Kết thúc ngày đầu khảo sát, tôi mở laptop và viết:

“Công ty này vận hành y như một gia đình lớn vậy đó. Ai cũng có trách nhiệm, nhưng chưa có vai trò rõ ràng, đôi khi các vai trò bị ‘đan xen’ vào nhau. Mọi người cứ hành xử dựa trên thiện chí là chính, chứ quy trình thì… chưa được coi trọng như một ‘người bạn đồng hành’ đó. Điều này vừa là thách thức, vừa là cơ hội để mình cùng nhau xây dựng một hệ thống tốt hơn.”

Buổi tối, tôi gọi video cho chị Hương – CEO IBPO. Chị nghe tôi kể xong, thở dài một cái:

“Vẫn là mô hình phổ biến của mấy doanh nghiệp phát triển nhanh thôi em: cái phần ‘hệ thống’ nó không theo kịp cái phần ‘con người’ là vậy đó. Nhưng em nhìn thấy được vấn đề rồi thì cứ từ từ mà “cải tạo” thôi. Khéo léo vào nhé.”

“Chính xác chị ạ. Em gọi nó là: tăng trưởng dựa vào trí nhớ và sự tử tế. Nhưng mà muốn ‘lên level’ nữa thì cần một chút “kỷ luật” nữa đó chị! Để mọi người đỡ phải “gồng” một mình.”

Tôi bắt đầu chuẩn bị slide cho buổi trình bày đầu tiên. Tôi sẽ không nói nặng, không chỉ lỗi ai cả. Tôi chỉ muốn mọi người thấy rõ: nếu không “tối ưu” lại cái cách mình đang vận hành, thì công ty sẽ cứ mãi chạy bằng bản năng – và CEO thì sẽ liên tục… hết pin thôi. Mà CEO hết pin thì cả công ty cũng “hụt hơi” theo đó.

Sau khi ‘soi chiếu’ từng ngóc ngách vận hành, tôi quyết định quay lại nơi có nhịp đập sôi động nhất của doanh nghiệp – Phòng Kinh Doanh. Họ linh hoạt, đúng, nhưng liệu đã tối ưu? Chương 3 sẽ kể tiếp câu chuyện về một ‘ban nhạc’ tài năng… đang cần thêm một bản phối chung.

(Tiếp theo) CHƯƠNG 3: Phòng Kinh Doanh: Từ “Linh Hoạt” Đến “Tối Ưu Hóa Dòng Chảy”

————————

Công ty cổ phần IBPO – Nâng tầm quản trị doanh nghiệp

Fanpage: https://www.facebook.com/iBPO.Dichvuquytrinh/

Email: contact@ibpo.vn – maibtt.ibpo@gmail.com

Hotline: 0392693268 – 0909110282

Đăng ký tư vấn: https://forms.gle/chA4iZGrWRs1B2qo6

————————

Tham khảo các bài viết liên quan: